BUSINESS BYTES

Tiedonhallinta edellyttää hyviä työkaluja

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 3 min/ lukukerta

Liiketoimintatiedon hallinta on kaiken A ja O jokaisessa yrityksessä, ja rahoitusjohtaja on tässä suhteessa avainasemassa.



Tiedon hallinta. Se voi tarkoittaa myös älykkyyttä, mutta tässä tapauksessa sillä tarkoitetaan käytössäsi olevia tietoja. Liiketoimintatiedon hallinta voi ratkaista yritysmaailman kamppailut aivan samoin kuin tiedustelutiedon hallinta voi ratkaista taistelun lopputuloksen. Yksikään yritys ei ole päässyt huipulle asti sivuuttamalla sen.

Talousosastot ovat aina koonneet tietoa ja analysoineet sen avulla yritysten toimintaa jo kynän ja paperin sekä reikäkorttien ajoista lähtien. Viimeisen viiden vuoden aikana on kuitenkin tapahtunut monia mullistuksia.

Ensinnäkin maailmanlaajuinen luottolama pakotti fokusoitumaan aivan toisella tavalla kuin ennen, ja tulostekijöitä alettiin käydä läpi ennennäkemättömän tarkasti. Joka ikinen varastonimike, maksamaton lasku tai myymätön tuote saattoi lisätä tarpeettomasti yrityksen lainoitustarvetta.

Toisekseen tiedonhallinnan ohjelmistojen saatavuus on parantunut, ja niiden tarjoamat tiedot ovat entistä kattavampia. Talousosastolla on nyt mahdollisuus hyödyntää omaa yritystä koskevien palkanlaskennan ja ostotilausten hallinnan tietojen sekä muiden tietojen lisäksi myös tietoja muista yrityssovelluksista, kuten toiminnanohjausjärjestelmistä, myynnistä, toimitusketjusta ja henkilöstöhallinnosta. Ohjelmistot ovat myös helpompia käyttää, taitavampia soveltamaan eri lähteistä peräisin olevia tietoja ja parempia esittämään tiedot visuaalisemmin, jolloin talousosasto voi ryhtyä niiden pohjalta toimiin entistä nopeammin.

Samalla yritystoiminnot ovat kytköksissä toisiinsa entistä läheisemmin, ja tiedot ovat paremmin ajan tasalla. Viikkokausien sijaan talousosaston tarvitsee odottaa tärkeitä myynnin tai laskutuksen tietoja enää vain päivien tai jopa vain tuntien ajan. Jotkin yritykset ovat myös alkaneet analysoida tietoja suoraan käynnissä olevista järjestelmistä analyysityökalujen avulla.

Kaikki tämä asettaa rahoitusjohtajan ainutlaatuiseen asemaan yhtiön taloudellisen tilanteen ymmärtämisen kannalta.

KPMG:n Pohjois-Amerikan taloushallinnon johtaja Don Mailliard sanoo: ”Uskomme, että rahoitusjohtajasta on muodostumassa organisaation elintärkeiden tietojen ensisijainen kokoaja. Uuden tiedon avulla rahoitusjohtaja voi yhdistää operatiivisen ja taloudellisen tuloksen toisiinsa liiketoiminta-analyyseja hyödyntämällä. Esimerkiksi valmistustoiminnan piirissä laitoksen käyttöasteen, kapasiteetin ja tilauskannan hallinnalla on kriittisen tärkeä merkitys toiminnan menestymisen kannalta. Näillä prioriteeteilla on kuitenkin myös suora yhteys liikevaihtoennusteisiin, ja rahoitusjohtaja on erinomaisessa asemassa hyödyntämään näitä liiketoimintatietoja ja kiihdyttämään yleistä liiketoiminnan tulosta.”

Myös tutkimukset tukevat tätä näkemystä. Gartnerin ja Financial Executives Internationalin yhteistutkimuksessa todettiin, että rahoitusjohtajien tunnistamasta 19 tärkeimmästä teknologista tukea kaipaavasta liiketoimintaprosessista* 15 saa suurimman avun liiketoimintatietojen hallinnasta ja analysoinnista sekä tuloksen hallinnan teknologioista.

Liiketoimintatiedon hallinnan projektit eivät ole helppoja. Yrityksen eri tahojen suostutteleminen tuloksen kannalta olennaisten tietojen keruun ehtoihin ja edellytyksiin voi olla vaikeaa, ja ensimmäinen vaihe tässä tehtävässä on hallita organisaation käsittelemiä tietoja. Rahoitusjohtajilla on nyt käytössään työkalut, joiden avulla heidän on helpompi ymmärtää muuttuvaa tilannetta, sekä tiedot, joiden avulla tilannetta voi parantaa tarvittaessa. Tähän tarvitaan vain tietoja, ohjelmistoja ja paljon työtä.


[Viitteet]


* “Survey Analysis: CFOs Top Imperatives” from The Gartner FEI CFO technology Study, 2013
http://www.gartner.com/newsroom/id/2488616