BUSINESS BYTES

Sujuvampia prosesseja läpi yrityksen

  • Julkaistu Eilen
  • 2 min/ lukukerta

Yritysten eri osastoilla käytössä olevat, toisistaan poikkeavat prosessit ja vanhentuneet toimintatavat hidastavat dokumenttien käsittelyä ja sopimushallintaa kaiken kokoisissa yrityksissä.



Canonin ratkaisukonsultti Pasi Mattila kertoo nyt artikkelisarjamme toisessa osassa, kuinka sähköinen tapa toimia parantaa sopimushallinnan prosesseja sekä yksittäisillä osastoilla että koko yrityksessä. Käy lukemassa myös ensimmäinen osa ”Sähköinen sopimushallinta on ainoa oikea ratkaisu muuttuvassa maailmassa”.


Säästy turhilta murheenaiheilta yhtenäisillä käytännöillä

Yrityksen eri osastojen eriävät toimintatavat aiheuttavat ylimääräistä päänvaivaa myös yritysten sopimuskäytännöissä. Käytössä voi olla lukuisia sopimuspohjia, jotka vaihtelevat osastoittain. Usein sopimuksiin tulee päivityksiä sopimuksen elinkaaren varrella. Tällöin sopimuksiin voi jäädä vanhoja ehtoja, muiden yritysten tietoja tai vääriä päivämääriä. Sähköinen sopimushallinta takaa, ettei sopimuspohjiin jää virheitä, sillä käytössä ovat aina viimeisimmät, ajantasaiset pohjat. Lisää hyötyjä löydät ladattavasta oppaastamme.

Pasi Mattilan mukaan väärät sopimuspohjat eivät ole kuitenkaan ainoa ongelma eri osastojen välillä: ”Sopimusten valmistelu-, tarkistus- ja hyväksymisprosessit saattavat olla monimutkaisia ja käytännöt epäselviä. Usein yrityksissä on useita eri henkilöitä, joiden tulee hyväksyä tietyt sopimukset. Perinteisellä mappimenetelmällä on lähes mahdoton tietää, ketkä kaikki ovat antaneet sopimukselle hyväksyntänsä. Erikoisehdot vaativat hyväksynnän usein myös yrityksen lakiosastolta. Sähköisestä sopimuksesta kaikki osapuolet näkevät helposti, että sopimus on tarkastettu, hyväksytetty ja ajantasainen.”

Kuka yrityksessänne vastaa sopimusten hallinnoinnista?

Kun sopimuksia tarkistetaan tai päivitetään, monissa yrityksissä yhä käytössä olevista paperiarkistoista on lähes mahdotonta saada esiin se usein kaikkein oleellisin tieto – tieto siitä, kenen vastuulla sopimuksen tiedot ovat olleet. Etenkin pienemmissä yrityksissä ajatellaan usein, että joku työntekijöistä tietää ja muistaa sopimusten sisällöt erityisen hyvin. Suuremmissa yrityksissä sopimukset taas voivat olla hajautettuna useiden ihmisten vastuulla. Siksi kaiken kokoisissa yrityksissä olisi hyvä kiinnittää huomiota siihen, että sopimushallinta on jokaiselle työntekijälle selkeä kokonaisuus.

Ratkaisukonsultti Pasi Mattilan mielestä ennakoiminen on elintärkeää: ”Usein ei muisteta etukäteen ottaa huomioon mitä tapahtuu, kun sopimuksesta vastuussa oleva henkilö vaihtaa vaikkapa työpaikkaa. Pahimmassa tapauksessa kukaan yrityksen sisällä ei tiedä, mistä oikea sopimus löytyy. Kun käytössä on sähköinen sopimushallinta ja vastuuhenkilöt on sinne selkeästi määritelty, kaikki tiedot vastuista ja sopimukseen ajan mittaan tehdyistä muutoksista ovat helposti nähtävissä. Vastuuhenkilö voidaan myös vaihtaa nopeasti, ja kaikki sopimustekniset asiat ovat löydettävissä vain muutamalla hiiren klikkauksella.”

Missä ThereforeTM, siellä toimivaa dokumentinhallintaa

Canon Sopimushallinnan taustalla ja mahdollistajana on ThereforeTM-dokumentinhallintajärjestelmä. Sopimushallinta onkin oiva esimerkki Thereforen parhaista puolista, sillä se sisältää kaikki hyvin toimivan sähköisen dokumentinhallinnan keskeiset elementit, kuten dokumenttien helpon löydettävyyden, versionhallinnan, käyttöoikeuksien hallinnoinnin, tehokkaat työnkulut sekä automaattiset muistutukset silloin, kun sopimukset vaativat erityistä huomiota. Monipuoliset hakuominaisuudet helpottavat sopimusten löytämistä, ja hakuehdot voidaan määrittää yrityskohtaisesti tarpeiden mukaan esimerkiksi sopimuksen allekirjoituspäivämäärän, sopimusnumeron tai sopimuksen osapuolten nimien mukaan. Tietoa voidaan hakea myös suoraan dokumenttien sisällöstä. Tällöin jokaisella osastolla tiedetään, mistä muidenkin osastojen sopimukset löytyvät ja minkälaisia sopimusprosesseja koko yrityksellä on käytössään.

”Sopimushallintaa pitäisi ajatella suuren dokumentinhallintakokonaisuuden tärkeänä palasena, josta sähköinen dokumentinhallinta on helppo aloittaa. Usein sopimusten ja muidenkin dokumenttien hallinta on jakautunut liian laajalle yrityksen sisällä. Ohjelmat hankitaan joka osastolle erikseen, ja niiden mukana saattaa tulla myös dokumenttiarkisto. Therefore on yhteinen arkisto kaikille osastoille, ja sitä voidaan jakaa käyttöoikeuksien perusteella eri osastojen yhteiseen käyttöön. Näin kaikkien osastojen sopimukset löytyvät samasta paikasta.”

Lisätietoja saat myös ladattavasta oppaastamme, joka tiivistää sähköisen sopimushallinnan keskeisimmät hyödyt.

Tutustu myös artikkelisarjan kolmanteen osaan ” Tehokas sopimushallinta on liiketoiminnan paras buusteri”.