BUSINESS BYTES

Sopimushallinnan perimmäinen ongelma on paperi

  • Julkaistu 1 vuosi sitten
  • 2 min/ lukukerta

Sopimusten valmisteluihin ja sopimusneuvotteluihin kuluu huomattavan paljon aikaa. Läheltä prosessia seuranneena ja itsekin mukana olleena olen todistanut, kuinka luonnoksia lähetetään sähköpostilla edestakaisin. Erilaisia versioita saattaa matkan varrella syntyä kymmeniä. Kun vastuita, kustannuksia ja riskejä punnitaan eri tahoilla, aikaa saattaa kulua useita työpäiviä. Yhden sopimuksen kustannukset voivat yllättäen kivuta tuhansiin euroihin yksinkertaisenkin asian kohdalla. Kun erilaisia sopimuksia solmitaan vuodessa satoja, jopa tuhansia, muodostuu sopimisen prosessikustannuksista merkittävä kuluerä.

Luotatko sopimusten metsästämisessä onneen?



Sopimuksia syntyy yleisimmin ainakin myynnistä, erilaisten asiantuntijapalveluiden ostamisesta, rahoituksesta, kumppaniyhteistyöstä, ylläpidosta, työsopimuksista jne. Suuresta massasta ja kriittisyydestä huolimatta sopimusten hallinnointi on useassa organisaatiossa puutteellista ja vastuu hajautettua.

Jos sopimusten arkistointiin ei käytetä vakioitua järjestelmää tai toimintamallia, muodostuu sopimusten löydettävyydestä pian ongelmia. Myös sopimusten ajantasaisuuden varmistaminen ja niiden uusiminen saattaa liian helposti painua unholaan. Itse sopimuksen sisältö – alun perin se merkittävin asia – muuttuu merkityksettömäksi, jos lopulta ei enää tiedetä mitä on sovittu. Tällöin sopimiseen käytetty aika ja vaiva on heitetty hukkaan.


Paperi: Kätevä käyttöliittymä, mutta vaikea hallita



Edellisen kaltainen ongelma on melko tyypillinen ja syntyy usein dokumentinhallinnan puutteellisesta suunnittelusta tai sopivien työkalujen puuttumisesta. Kun on kiire, sopimukset heitetään paperivuoren päälle ja toivotaan, että hommat sujuu kuin Strömsössä, eikä niihin tarvitse koskaan palata.

Sopimushallinnan perimmäinen ongelma liittyy niiden paperiseen muotoon. Kun allekirjoitus pitää tehdä käsialanäytteellä, luo se haasteita koko prosessin hallittavuuteen:
•    ENSIMMÄINEN HAASTE on viimeistellyn sopimuksen hyväksyttäminen ja kierrättäminen henkilöltä toiselle sisäisessä tai ulkoisessa postissa. Tämä on hidasta ja vie useiden ihmisten aikaa.
•    TOINEN HAASTE on allekirjoitetun sopimuksen arkistointi ja sen löydettävyyden varmistaminen. Joissain organisaatioissa tämä ongelma on osittain ratkaistu skannauspalvelulla tai skannaamisen työkaluilla, mutta silloinkin prosessiin saattaa syntyä viiveitä eikä hakuja päästä kohdistamaan skannatun ja arkistoidun sopimuksen sisältöihin.


Ratkaise ongelma kadottamalla kynä



Jos perimmäinen ongelma on paperi, niin poistetaan tuo hankaluus prosessista. Tämä on mahdollista, kun allekirjoitus tehdään sähköisessä muodossa. Asiakirjat voidaan nimittäin allekirjoittaa mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla. Näin sopimuksen elinkaari luonnostelusta arkistointiin voidaan tehdä täysin sähköisessä muodossa, eikä ole vaaraa että sopimus hukkuu matkan varrella.

Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa allekirjoitusprosessin läpimenoa 90 % ja alentaa kustannuksia 80 %.

Kun koko prosessia hallitaan dokumentinhallintaohjelmistossa, voidaan varmistaa että sopimukset arkistoituvat automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen. Samalla varmistetaan tiedon löydettävyys ja elinkaarenhallinta. Ratkaistaan siis tämäkin ongelma ketteräsi, eikä anneta ison työn valua hukkaan!

Markus Winnett, markkinointipäällikkö, Canon Oy



Katso kuinka helppoa sähköinen allekirjoittaminen on