BUSINESS BYTES

Prosessien merkitys yritykselle

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Selkeiden prosessien puutteeseen voi tuhlautua 25 minuuttia työaikaa joka päivä. Mitä asialle voidaan tehdä?

Joudutko välillä epäröimään, kun sinulta kysytään tietyn asiakirjan sijaintia? Ovatko projektisi joskus viivästyneet, koska tietty kansio on ollut hukassa?

Se on tuttua meille kaikille. Ongelma on yleinen työyhteisöissä, joissa useat työntekijät käsittelevät samoja tiedostoja. Tutkimuksissa lähes 75 % työntekijöistä kertoo, että heidän työpaikallaan on käytössä keskitetyt järjestelmät tiedostojen tallentamiseen.

Ongelmassa ei siis ole kyse infrastruktuurin puutteesta, vaan siitä, että 41 % työntekijöistä tallentaa tiedostoja edelleen henkilökohtaisille laitteilleen. Yksittäisillä työntekijöillä on tapana toimia heille itselleen sopivimmalla tavalla, mikä ei aina ole paras tapa yrityksen näkökulmasta. Usein he eivät myöskään osaa huomioida toimintansa seurauksia.

Ongelma on kuitenkin ratkaistavissa, ja siihen tarvitaan standardoituja prosesseja. Yli puolet yrityksistä toimii tehottomasti, juuri siitä syystä, että niillä ei ole käytössään yhtenäisiä ja selkeitä prosesseja.

Erilaisten järjestelmien käyttöönotto ei kuitenkaan yksin riitä. Niistä ei ole hyötyä, jos työntekijät eivät tunne tai osaa käyttää niitä. Selkeiden prosessien puute ei vaikuta ainoastaan työntekijöiden työsuorituksiin vaan myös yrityksen kannattavuuteen ja työn tuottavuuteen. Työntekijät käyttävät joka päivä keskimäärin 25 minuuttia sinne tänne tallennettujen asiakirjojen etsimiseen. Tästä aiheutuvan resurssihukan määrä on hälyttävän suuri.

ICT-johtajien on aika astua esiin ja kehittää sekä jalkauttaa tuottavuutta parantavia prosesseja. Näin voidaan palauttaa työntekijöiden luottamus yrityksen järjestelmiin. Tehokkaat prosessit saavat ihmeitä aikaan.