BUSINESS BYTES

Talouspäättäjä – tässä projektissa haluat olla mukana

  • Julkaistu 3 vuotta sitten
  • 3 min/ lukukerta

Tulostusympäristön kehittämistä ei välttämättä ole nähty talouspäättäjän alueena. Sitä se kuitenkin on, sillä hyödyt, joita optimoidun tulostusympäristön avulla saadaan, osuvat nimenomaan talouden tontille. Niiden toteutuminen vaatii kuitenkin yhteiset pelisäännöt ja suunnitelmallista viestintää läpi koko organisaation.


Säästöt ovat yleensä tärkein syy organisaatioille käynnistää tulostusympäristön kehittämisprojekti. Tulostamiseen tuntuu kuluvan aivan liikaa rahaa, eikä kokonaiskuluja löydy kenenkään excelistä. Suorien säästöjen lisäksi tulostusympäristöä kehittämällä pystytään kasvattamaan tehokkuutta optimoimalla laitekanta ja parantamalla työnkulkuja. Epäsuoria säästöjä syntyy myös, kun optimoidun laitekannan vaatima tilantarve pienenee ja tarvikehallinta yksinkertaistuu. Asiansa osaavan tulostuksenhallinnan kumppanin avulla tulostusympäristön kehittäminen voi leikata kokonaiskuluja jopa 30 %.

Vaikka hankinnat eivät olisikaan osa työnkuvaasi, jo edellä mainittujen hyötyjen takia talouspäättäjän kannattaa olla mukana tulostusympäristön kehittämisessä.

Tulostusympäristön kehittäminen ei ole pelkkää tekniikkaa


Jotta hyödyt konkretisoituvat euroiksi, vaaditaan myös yhdessä määritetyt, yhteiset tulostuskäytännöt, joihin koko organisaatio sitoutuu. Tulostuskäytännöt ovat ikään kuin säännöstö uudelle tulostusympäristölle ja sen käytölle. Ne määrittävät millaisia tulostimia yrityksessä on, missä ne sijaitsevat ja antavat ohjeistuksen esimerkiksi värillisten ja kaksipuolisten tulosteiden käytöstä. Henkilökohtaisista tulostimista luopuminen on yleensä eräs tulostusympäristön kehittämisen ydinkohdista.  Siksi on myös tärkeää määrittää, mikä on jatkossa työntekijän lähin monitoimilaite, kuinka pitkän matkan päässä se saa olla ja miten luottamuksellisten tulosteiden tietoturva varmistetaan.

Hyvä tulostuksenhallinnan kumppani ei jätä organisaatiota yksin pohtimaan tulostuskäytäntöjä, vaan osaa tarjota valmiita ehdotuksia ja suosituksia. On myös kumppanin kannalta tärkeää, että käytännöt määritetään yhdessä ja organisaatio sitoutuu niiden noudattamiseen, jotta halutut säästöt on mahdollista saavuttaa. Kumppanin tehtävänä on myös auttaa organisaatiota suunnittelemaan käytännöt niin, että ne ovat alan parhaiden käytäntöjen sekä yhtiön IT- ja ympäristökäytäntöjen mukaisia.

Kun käytännöt on saatu määritettyä, alkaa koko projektin kriittisin vaihe – uuden tulostusympäristön käyttöönotto ja siirtyminen uusiin toimintamalleihin. Monilla homma menee tässä kohtaa metsään yksinkertaisen syyn takia: kabinetissa tehdyistä päätöksistä ja muutoksista unohdetaan kertoa henkilöstölle. Viestinnän avulla käyttäjät saadaan sitoutumaan uusiin tulostuskäytäntöihin, jotka taas varmistavat korkeamman käyttäjätyytyväisyyden, kun käyttäjien odotukset ja palvelun taso kohtaavat. Viestintä onkin projektin suurin edistäjä – tai kompastuskivi.


5 askelta tehokkaaseen viestintään


Pahin virhe, jonka viestinnässä voi tehdä, on se, ettei viesti lainkaan. Viestinnän täytyy myös olla suunnitelmallista. Tässäkin kannattaa kääntyä tulostuksenhallinnan kumppanin suuntaan, joka voi tarjota käytännön apua viestinnän toteuttamisessa. Tärkeää on toisto ja jatkuvuus.

1. Aloita muutoksista viestiminen hyvissä ajoin. Kerro, että projekti on käynnissä ja tullaan toteuttamaan tietyssä aikataulussa. Perustele, miksi muutokset ovat tarpeellisia. Jos muutos pitää sisällään esimerkiksi henkilökohtaisista tulostimista luopumisen, kerro miksi. Muistuta, että uudet laitteet sisältävät kehittyneempiä ominaisuuksia esimerkiksi viimeistelyyn ja ratkaisuja, joilla tehostetaan työnkulkuja käytössä oleviin dokumentinhallintajärjestelmiin.

2. Anna uudistuksille aikataulu ja yhteyshenkilö, jolta voi kysyä lisätietoja.

3. Kun käyttöönottovaihe lähestyy, viesti siitäkin useamman kerran ja yhtä perusteellisesti. Tarjoa mahdollisuutta kouluttautumiseen ja kutsu ihmisiä tutustumaan uusiin laitteisiin.

4. Varaudu muutosvastarintaan, mutta pyri minimoimaan se aktiivisella vuoropuhelulla. Muista tarjota paikka ja tilaisuus kysymysten ja vastalauseiden esittämiselle.

5. Viesti mahdollisimman korkealta taholta. Kokemus on osoittanut, että toimitusjohtajan tai talousjohtajan viesti tulee varmimmin luetuksi. Se on myös osoitus henkilöstölle johdon sitoutumisesta tulostusympäristön kehittämiseen.


Myös tulostuskäytännöt kehittyvät


Tulostuskäytännöt eivät ole kiveen hakattuja, vaan niitä tulee voida päivittää yhdessä kumppanin kanssa organisaation tarpeiden muuttuessa. Myös niiden funktio vaihtelee riippuen tulostusympäristön vaiheesta. Kehitysprojektin alussa niiden tehtävä on toimia apuna tulostusympäristön suunnittelussa. Käyttöönoton jälkeen tulostuskäytännöillä hallitaan optimoitua ympäristöä ja estetään sen hallitsematon rönsyily.

Kun ryhdyt kehittämään tulostusympäristöäsi, älä siis unohda määrittää myös tulostuskäytäntöjä. Pieni työ, jolla tehostetaan työskentelyä ja lisätään sen mielekkyyttä, selkeytetään organisaation ja tulostuksenhallinnan kumppanin välistä yhteistyötä ja mahdollistetaan uudelle tulostusympäristölle asetetut tavoitteet:

• Parempi tulostuskustannusten hallinta
• Työntekijöiden tuottavuuden lisääminen
• Laitteiden integroinnin optimointi osaksi loppukäyttäjien työnkulkuja
• Asiakirjojen tietoturvan parantaminen
• Ympäristövastuun parempi huomioiminen


Katso kuinka tulostuskustannuksissa voi säästää