BUSINESS BYTES

Paranna yrityksen tuottavuutta ja informaationhallintaa

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Nämä kolme asiaa parantavat yrityksen tuottavuutta ja informaationhallintaa:


Tehokkuus – sitä vaaditaan nykyään kaikessa. Kunnianhimoiset tavoitteet kuulostavat hyviltä, mutta ne voivat samalla myös tuntua raskailta, kun kaikki täytyy tehdä nopeammin ja edullisemmin.

Tuottavuuden tehostamisesta puhutaan liike-elämässä jatkuvasti. Organisaatiot kamppailevat informaatioähkyn kourissa. Kuulostaako tutulta? Usko tai älä – työntekijät käyttävät päivittäin keskimäärin 25 minuuttia vanhojen asiakirjojen etsimiseen! Kun tämä luku kerrotaan organisaation työntekijöiden ja työpäivien määrällä, resurssihukan merkitys näkyy selvästi. Mitä asialle voidaan tehdä?

ICT-johtajien mielestä tuottavan työn edellytyksiin kuuluvat ahkeruus, selkeä viestintä ja toimivat työkalut. Oletko ikinä yrittänyt hakea verkosta vinkkejä tuottavuuden parantamiseen? Ratkaisuksi ehdotetaan usein loputtomia listoja. ”Viisi vinkkiä tuottavuuden parantamiseen toimistossa”, ”Kahdeksan neuvoa yrityksen toiminnan tehostamiseksi”, ”Neljä tehovinkkiä pienelle yritykselle”… Jokaiselle numerolle tuntuu olevan oma listansa!

Me tarjoamme helpon numeron: KOLME. Eurooppalaisten työntekijöiden mukaan tuottavuutta voidaan parantaa helposti kolmella yksinkertaisella asialla: keskitetyillä tallennusjärjestelmillä, standardoiduilla prosesseilla ja koulutuksella.

Miksi juuri näillä? Lähes puolet toimistotyöntekijöistä kokee vähäisen tiedonvaihdon heikentävän tehokkuutta. Tämä aiheuttaa päällekkäistä työskentelyä ja hukkaa valtavasti organisaation resursseja, kuten rahaa. Standardoidut prosessit ovat yksinkertainen tapa ehkäistä resurssihukkaa. Eri organisaatiot tarvitsevat luonnollisesti erilaiset käytännöt.

Ennalta määritellyt käytännöt eivät yksin riitä, vaan ICT-johdon täytyy varmistaa, että prosesseja myös noudatetaan ja ohjelmia osataan käyttää. Koulutus auttaa työntekijöitä omaksumaan käytännöt ja tehostaa heidän työntekoaan.

Aina on siis varaa parantaa – ainakin 25 minuuttia päivässä. Kolmen asian sääntömme on hyvä lähtökohta.