BUSINESS BYTES

Paperityöt kasaantuvat – miksi niistä pitäisi päästä eroon

  • Julkaistu 1 vuosi sitten
  • 2 min/ lukukerta

Pienten ja keskisuurten yritysten ja kotitoimistojen omistajat joutuvat hoitamaan niin paljon juoksevia asioita, että heillä on vaikeuksia löytää aikaa liiketoimintansa kehittämiseen. Aikaa voitaisiin kuitenkin säästää uusien tietoteknisten toimintojen ja menettelyjen avulla.



Vaikka teet hartiavoimin töitä, juoksevien asioiden lista ei lyhene, etkä ole ainoa. Canon Euroopan puolesta tehty viimeaikainen ICM-tutkimus osoittaa, että paperityöt ja hallinnolliset tehtävät vievät eniten pienten ja keskisuurten yritysten omistajien aikaa.

Yksi viidestä yrittäjästä käyttää suurimman osan ajastaan hallinnollisiin tehtäviin. Lisäksi 31 prosenttia eurooppalaisista pk-yritysten ja kotitoimistojen omistajista on sitä mieltä, että paperityöt ja hallinto ovat heidän yritystensä keskeisiä haasteita.

Yli kolmannes pk-yrittäjistä haluaisi käyttää enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen, mikä ei ole yllättävää, kun otetaan huomioon, että viidennes yritysten päättäjistä todella käyttää suurimman osan ajastaan hallinnollisiin tehtäviin.

Tuottavuuden parantaminen voi olla vaikeaa rajoitetuin varoin ja pienellä työvoimalla, ja tämän vuoksi yritysten omistajat saattavat jatkuvasti joutua kamppailemaan loputtoman paperityövuoren kanssa.

Matalasta prioriteettitasosta huolimatta yrityshallintoon kannattaa soveltaa seuraavaa neljän vaiheen päätöksentekomenettelyä:

1. Pysähdy ja tunnista ongelmat ja kipupisteet
2. Tutki ja arvioi vaihtoehtoja
3. Hanki sopivat ratkaisut ja ota ne käyttöön
4. Arvioi onnistuminen ja käsittele muut ongelmat

On tärkeää, että jokainen yritys määrittelee omat ongelmakohtansa ja valitsee parhaan tiedonhallintaratkaisun.

Pk-yritysten ja kotitoimistojen hallinnollisten haasteiden ratkaisuna voisi hyvinkin olla ulkoistaminen. Ranskalaiset yrittäjät ulkoistavat tietoteknisiä toimintojaan todennäköisimmin (35 prosenttia). Heistä kaksi kolmasosaa onkin sitä mieltä, että he käyttävät suunnilleen oikean määrän aikaa tietotekniikkaan.

Toinen ratkaisu pien- ja yksityisyrittäjille, jotka haluavat hallita liiketoimintaansa yksin, on tehokkaiden tietohallintokäytäntöjen toteuttaminen. Yrittäjät voivat siten digitoida ja tallentaa asiakirjoja ja tietoja eri kanavista myös liikkeellä ollessaan.

Runsaat hallinnolliset tehtävät ja paperityöt vievät liian usein aikaa ja resursseja pois ydinliiketoiminnalta ja haittaavat tuottavuutta.

Parannettu tiedonkulku mahdollistaa sen, että yrittäjät ja työntekijät voivat keskittyä kahteen yrityksen tärkeimpään asiaan: asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kasvuun. Onhan tyytyväinen asiakas myös uskollinen asiakas.