BUSINESS BYTES

Paperittomuus tehokkuuden ja osallistavien työtapojen tähden

  • Julkaistu 1 vuosi sitten
  • 2 min/ lukukerta

Vantaan kaupungin tietohallinto on täysin paperiton, loppusyksyllä samaa voi sanoa koko Vantaasta. Koulutkin luopuvat kirjoista jo ensi syksynä.



– Tavoitteenamme on toimia 100 %:sti pilvestä vuoteen 2016 mennessä, kertoo Vantaan kaupungin tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko.
Antti ajaa mittavaa muutosprojektia tuottavuuden lisäämiseksi, jonka osana tietohallinnon toimitilat uudistettiin paperittomiksi. Kyse ei suinkaan ole luonnonsuojelusta ja puutavaran säästämisestä, vaan uudesta tavasta toimia ja työskennellä: ketterästi ja yhdessä.

Paperittomuus tuo vapautta



Clean desk -periaatteen mukaisesti kenelläkään ei ole omaa työpöytää. Työtiedostot ja -sovellukset ovat pilvessä, joten kenenkään ei tarvitse kerätä papereita mappeihin ja kaikki saavat valita mieleisensä työvälineet.
Tietohallinnon vajaalle 40:lle vakituiselle työntekijälle on kullekin osoitettu yksi oma kaappi työtarvikkeille, yksi henkilökohtaisille tavaroille. Se riittää.
– Kun töihin tullaan, valitaan fiiliksen ja päivän työtehtävien mukaan mieleinen työtila, Ylä-Jarkko selventää.
Vaihtoehtoja piisaa rennoista ja viihtyisistä sosiaalisista tiloista perinteisin avotiloihin, hiljaisiin huoneisiin, osallistaviin ryhmätyötiloihin, ja niin edelleen. Tilat ovat värikkäät, monipuoliset, viihtyisät ja avarat, kaikkea muuta kuin perinteinen mielikuva virastosta.
– Tekee hyvää itse kullekin päätyä uusien ihmisten viereen työskentelemään. Totta kai tällöin pitää antaa itsestään vähän enemmän, heittäytyä seuralliseksi joskus vähän väkisinkin. Toisaalta näin me myös annamme työntekijöille mahdollisuudet olla sammaloitumatta.



Yhteistyö ketterän kehityksen voimavarana



Vantaan tietohallinnon johtamissa kehitysprojekteissa on oman henkilöstön lisäksi mukana nelisenkymmentä konsulttia, jotka käyttävät samoja työtiloja. Samat säännöt, tai pikemminkin sääntöjen puute, pätee heidän osallistumiseensa. Yhdessä tehdään, vapaamuotoisesti, rennosti ja ketterästi.
Käytössä on useita tapoja saada ihmiset juttelemaan keskenään, puuhailemaan yhdessä, innostumaan arjessa. Erilaisia pelejä ja virikkeitä on tyrkyllä ympäri toimiston: flipperistä palapeleihin, neppiksiin ja pulmanratkaisupalikoihin. Kahvitauon voi viettää pelaillen, mutta niin voi työpalaverinkin.
– Olemme todenneet, että ajatus juoksee yllättävän ketterästi, kun samalla ratkoo palapeliä työkaverin kanssa. Ratkaisut ovat ihan eri luokkaa, kun jos molemmat lukkiutuvat omiin koppeihinsa pohtimaan vaihtoehtoja, Antti pohtii.


Onnistumisen resepti



Kun projektiin lähdettiin, tiedostettiin, että moni saattaa kaivata oman työhuoneen tuomaa turvaa. – Olimme kuitenkin itse niin varmoja pyrkimyksistämme, ettemme empineet ryhtyä tuumasta toimeen.
Vantaalla yllätyttiin iloisesti, kun muutos ei lopulta aiheuttanut juurikaan muutosvastarintaa.
– Teimme jo alussa henkilöstölle selväksi, että vaikka muutos tulee olemaan mullistava kenenkään ei tarvitse sitä pelätä. Korostimme, että he saavat syyn olla ylpeitä työpaikastaan ja itsestään, kun huomaavat pärjäävänsä, jopa viihtyvänsä, avokonttorissa.

Paperittomuuden myötä henkilöstön tehokkuus on lisääntynyt. Myös työn laatu, sitoutuminen ja motivaatio ovat kohonneet.
– Minua aina ihmetyttää, kun muiden innostus ei ole aivan yhtä suuri kuin omani. Mihin se kesätyöntekijän ensimmäistä oikeaa työpaikkaa kohtaan tuntema innokkuus häviää iän myötä? Tuntuu, että jokaisen muutoksen varalle vaaditaan valtava määrä koulutusta ja ennakointia. Mutta eihän asian tarvitsisi olla näin: hyppy tuntemattomaan tekee hyvää!

Jälkiviisauden aika: jos nyt lähdettäisiin toteuttamaan samaa projektia, ainoa asia minkä Ylä-Jarkko tekisi toisin, on projektin aloittaminen vielä nopeammin. – Mitä ketterämmin muutokseen lähtee mukaan, sitä nopeammin tuloksetkin alkavat näkyä.