BUSINESS BYTES

Paperiton toimisto muuttaa toimintatavat

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Paperittomaan toimistoon siirtyminen vaatii merkittävää toimintatapojen muuttamista ja infrastruktuurin uudistamista. Samalla se tuo tehoa ja helppoutta.


Tehokas ajankäyttö on nykyisessä liike-elämässä olennaista. Kuten Canon Oy:n talousjohtaja Riitta Vahter sanoo, ajalla on aina kustannus. Jos asioita tehdään tehottomasti, siitä syntyy kustannuksia sekä itselle, työnantajalle että koko yhteiskunnalle.
Paperiton toimisto on yksi tapa tehostaa ajankäyttöä. Useimmilla yrityksillä on tämäntyyppisiä paineita:
- Täytyy saavuttaa enemmän vähemmällä eli parantaa nykyisen tehtävän tuottavuutta.
- Täytyy saavuttaa vähemmällä enemmän eli rakentaa aivan uusia toimintamalleja.
- Työympäristön pitää tukea nopeutta, luovuutta ja työn monimuotoisuutta.
- Työelämässä on kolmen sukupolven väkeä, ja kaikki odottavat työltä ja työympäristöltä hiukan eri asioita.
Haasteet ovat tuttuja lähes jokaiselle nykyajan toimistotyöläiselle. Mutta miten ihmeessä paperiton toimisto voisi olla vastaus näihin haasteisiin?


Ensin etsitään ongelmat


Jotta voisi parantaa toimintaa, on tiedettävä, mikä sujuu hyvin ja mikä on pielessä. Esimerkiksi tällaisia ongelmia voi talousjohtaja Vahterin mukaan tulla esiin:
- Aikaa ja voimia tuhraantuu päällekkäiseen työhön ja kankeisin menetelmiin.
- Työympäristö ei ole kovin viihtyisä.
- Tulosteita lojuu tulostimien päällä ja työpöydillä.
- Liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot – älyllinen pääoma – makaavat tulosteina paperikansioissa ja pöydillä mutta myös siellä täällä sähköposteissa, yksittäisillä kovalevyillä ja jaetuilla verkkolevyillä.
- Ulkoiseen viestintään käytetään useita mainostoimistoja ja painotaloja.
- Backoffice-työn osuus on liian korkea.
- Asiakastyössä vasteajat ovat liian pitkiä.


Tepsiviä lääkkeitä


Kun ongelmat on paikallistettu, on aika ryhtyä ratkomaan niitä.
Tarpeet voi usein jakaa kolmeen osa-alueeseen: ensimmäinen on informaation- ja tulostuksenhallinta, toinen sisäinen viestintä ja kolmas ulkoisen viestinnän hallinta.
Informaation- ja tulostuksenhallinta tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kaikki järjestelmät toimivat hyvin yhteen, työnkulut on sähköistetty ja tietoturva on vahva.
Sisäisessä viestinnässä kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi ryhmätyöskentelytapoihin, etätyöratkaisuihin, pilvipalveluihin ja videoneuvotteluihin.
Ulkoisessa viestinnässä voi siirtyä keskitettyyn painotuotantoon ja tilausten hyvään hallintaan.
Käytännön toimiksi Vahter esittää esimerkiksi tällaisia:
- Laaditaan informaationhallinnan strategia ja sille vaiheistettu toteutus.
- Otetaan käyttöön digitaalisia asiakirjojen ja viestintämateriaalien hallintamalleja, mikä on omiaan muuttamaan myös tapaa toimia.
- Tulostuslaitteita voi vähentää, ja turvatulostus kannattaa ottaa käyttöön.
- Etätyötä tukevia työkaluja kannattaa myös ottaa käyttöön – esimerkiksi mobiiliskannaus pilvipalveluna.
- Sisäistä viestintää voi tehostaa sähköisten työkalujen avulla.
- Neuvottelutiloihin voi tuoda uusia esitystekniikkaratkaisuja.
Osa ratkaisuista vaati isoja muutoksia infraan ja järjestelmiin. Osa on ennen kaikkea uutta ajattelua, jota uusi tekniikka mahdollistaa.


Entäs ne ihmiset?


Monissa uusissa toimistoissa on käytössä niin sanottu clean desk policy eli puhtaan pöydän politiikka: jokainen vie päivän päätteeksi omat tavaransa omaan lokerikkoon, ja seuraavana päivänä etsitään taas juuri sen päivän tehtäviin ja yhteistyötarpeisiin sopiva istumapaikka.
Monelle omaan paikkaan tottuneelle tällainen on kauhistus.
Usein käy kuitenkin niin, että monet muutosta vastustaneetkin huomaavat tilanteen parantuneen. Toimisto onkin entistä siistimpi ja viihtyisämpi, ja tilaa tuntuu olevan enemmän kuin ennen. Yhteistyö ja tiedonvaihto parantuvat merkittävästi.
Canon Oy:n talousjohtaja Riitta Vahter korostaa, että kun muutoksia suunnitellaan, ihmiset kannattaa ottaa alusta saakka mukaan. Tietoa kannattaa jakaa mahdollisimman avoimesti.
Toisaalta on myös paljon ihmisiä, joille uudenlaiset toimitilat sopivat alusta alkaen perinteisiä paremmin. Ihmiset kaipaavat työtiloiltaan erilaisia virikkeitä kuin ennen. Uusia tiloja suunnitellessa on hyvä mahdollisuus parantaa myös tilojen viihtyisyyttä ja toimivuutta. Käyttöön voi ottaa vaikkapa sähköisesti nostettavat ja laskettavat pöydät, jotka parantavat ergonomiaa. Tiloissa kannattaa ottaa huomioon myös erilaiset tarpeet erityyppiselle työlle, kuten hiljaiset tilat keskittymistä vaativalle työlle ja toisaalta tila jossa voi innovoida ja toteuttaa uutta. Eikä kannata jättää huomioimatta jatkuvasti lisääntyvää paikkariippumatonta työtä, jossa työtä tehdään paitsi etätyönä kotona, myös toisissa toimipisteissä ja kulkuneuvoissa esimerkiksi palavereiden välissä tai liikkuvaa työtä tehdessä.


Helikopteriperspektiiviä ja rohkeutta


Muutoksentekijän kannattaa Vahterin mielestä olla rohkea ja nousta helikopteriperspektiiviin. Monesti tehdään kosmeettisia muutoksia, jotka lähtevät vanhasta toiminnan tavasta. Silloin muutos helposti vesittyy. Kannattaa ottaa isoja loikkia.
Lisäksi on hyvä käyttää helikopteriperspektiiviä eli katsella laajoja kokonaisuuksia. Esimerkiksi toimitilamuutoksissa lähdetään helposti ahtaasti siitä, montako neliötä seuraavaksi tarvitaan. Mieluummin kannattaa lähteä siitä, miten haluamme ja miten meidän pitää toimia. Fyysinen konttori edistää jatkossakin yhteenkuuluvuutta ja spontaaneja kohtaamisia. Toimitilaratkaisu pitää kuitenkin olla virtuaalinen. Ihmisten on päästävä käsiksi tietoon ja pystyttävä toimimaan, vaikka he olisivat missä. Tältä pohjalta on hyvä muotoilla omat tavoitteet.
Lisäksi edestä johtaminen on tärkeä: johdon pitää näyttää mallia muuttamalla omia toimintatapojaan näkyvästi. Esimerkiksi pikaviestijärjestelmän käyttöönotossa oli tärkeää, että johtajat ryhtyivät käyttämään sitä luontevasti.