BUSINESS BYTES

Miten suurta osaa muutoksesta voi hallita? Katso tämä 70–30-sääntö!

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Liiketoimintaympäristö ja oma toimiala tuntuvat heittävän kuperkeikkaa kiihtyvällä tahdilla. Miten yritys voi pärjätä ja menestyä jatkuvan muutoksen ilmapiirissä? Kannattaako kaikkia muutoksia yrittää hallinnoida rautaisella otteella, vai antaa joskus asioiden tapahtua omalla painollaan?

 

Yrityksen koko ja toimiala määräävät, miten paljon muutoksia voi ennakoida ja hallita. Meillä Canonilla kultainen suhdeluku on 70–30: noin 70 prosenttia muutoksista on sellaisia, joita voi ja pitää ennakoida, mutta loput 30 ovat pienempiä muutoksia, joiden voi antaa tapahtua ketterästi ilman suunnittelua. Se, ettei jokaista pientä muutosta yritetä säädellä, säästää nimittäin myös yrityksen voimavaroja. On toimialoja, joilla suhde on 90–10, esimerkiksi tiukasti lailla säädellyt alat kuten elintarviketeollisuus. Täytyy tunnistaa omaan toimintaan sopiva suhde.

 

Ennakoi isot, anna vastuu pienistä yksilölle

 

Suunnitelmallista muutoksenhallintaa on tärkeä tehdä, kun kyseessä on esimerkiksi yrityksen strategian muutos, kuten uudelle liiketoiminta-alueelle lähteminen. Se tarkoittaa usein uutta henkilöstöä ja kenties muutoksia yrityskulttuurissa. Samoin yritysostot ja niistä seuraavat fuusiot ovat suunnittelua vaativia muutoksia, kuten myös uusien tietojärjestelmien käyttöönotot ja yrityksen tärkeimpien toimintatapojen muuttaminen. Pienemmät muutokset voivat olla päivittäisiä: jos yksittäisen henkilön työtehtävät tai asiakkuudet muuttuvat, muutos sujuu usein notkeammin, jos henkilö itse ottaa vastuun muutoksen tapahtumisesta.

 

Suurten muutosten ennakoiminen edellyttää johdolta näkemyksellisyyttä. Sitä kannattaa jumpata tutkimalla tulevaisuutta. Firmalle on hyötyä sessioista, joissa pohditaan, miltä maailma näyttää vaikkapa vuonna 2020 tai 2050, ja miten se vaikuttaa omaan bisnekseen. Ajatusten tuulettamiseen kannattaa käyttää oman väen lisäksi ulkopuolista apua. Kun johdon näkemys tulevaisuudesta ja sen vaatimista muutoksista on kirkas, muutosta voi ryhtyä suunnittelemaan ja jalkauttamaan koko yritykseen.

 

Jaa tietoa mieluummin liian paljon kuin vähän

 

Hyvän, ammattimaisen johtamisen perussäännöt ovat muutoksenhallinnankin perusta. Johtajan täytyy saada yrityksen ihmiset mukaan muutokseen: ymmärtämään miksi muutos tehdään ja mitä muutos heiltä itseltään vaatii päivittäisessä työssä. Ihmisten tunteita ja mahdollista muutosvastarintaa ei voi sivuuttaa, vaan ne täytyy käsitellä. Todellinen muutosjohtaja keskustelee, kuuntelee ja kertoo, mihin ollaan menossa ja mitä on jo saatu aikaiseksi. Erityisen tärkeää on juhlia onnistumisia, kun muutos etenee. Kaikkein tärkeintä on hyvä viestintä. Se epäonnistuu muutoksissa usein. Kukaan työntekijöistä ei yleensä valita siitä, että viestintä on ollut liian perusteellista.

 

Hyvä johtaminen ei yksin riitä, vaan muutos vaatii suunnitelmallista managerointia eli hallinnointia. Muutoksen läpiviennillä pitää olla selkeät vastuuhenkilöt ja aikataulu. Etukäteen on arvioitava, millaisia vaikutuksia muutoksella on yritykseen, millaisia riskejä muutoksessa on ja miten niihin varaudutaan. Muutoksen onnistumista täytyy arvioida myös matkan varrella: ei juosta laput silmillä maaliin, vaan harkitaan, viedäänkö muutos eteenpäin vai pitääkö se hylätä. Täytyy myös uskaltaa tunnustaa virheet, jos sellaisia tulee.

 

Oikeisiin muutoksiin on oltava rohkeutta mennä mukaan. Hyvin hallittu muutos johtaa kustannustehokkuuden paranemiseen ja asiakastyytyväisyyden lisäämiseen. Muutokset nimittäin kuuluvat jatkuvan kehittämisen ajatusmalliin. Muuten yritys jää jumiin vanhalle tasolleen, ja kilpailijat menevät rinnalle ja ohi.

 

- Jaakko Muilu, kehitysjohtaja, Canon Oy -