BUSINESS BYTES

Modernin talousjohtajan rooli

  • Julkaistu 3 vuotta sitten
  • 3 min/ lukukerta

Miten talousjohtajat voivat muuttaa liiketoimintaa ja saavuttaa säästöjä asemansa ansiosta? 

Ainutlaatuisuus ja yksilöllisyys ovat avainsanoja kuluttajille. Asiakkailla ei ole koskaan ollut näin paljon valinnanvaraa vaatteista iPhoneihin. Tämä yhdistettynä yhä lyheneviin tuotteiden elinkaariin aiheuttaa päänvaivaa valmistajille. Heidän on varmistettava, että uudet tuotteet kehitetään, testataan ja toimitetaan tätä aikajaksoa silmällä pitäen ja että kaikki tarvittava (dokumentaatio, koulutus ja markkinointi) on valmiina.

Talousjohtaja keskittyy tietenkin tähän liittyvään talousasioiden järjestämiseen. Usein tämä kuitenkin tarkoittaa, että operaatiopuoleen ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Päivittäinen johtaminen on syytä jättää operaatiojohtajalle ja osastopäälliköille, mutta talousjohtajat eivät voi jättäytyä kokonaan päivittäisen toiminnan ulkopuolelle. Operatiiviset asiat ovat tärkeitä taloushallinnossa, ja talousjohtajien asema tekee heistä täydellisiä johtajia tulojen maksimointia ja kustannusten minimointia silmällä pitäen.

Tuotetiedot tuotteen teknisestä dokumentaatiosta käyttöoppaisiin muodostavat hyvän esimerkin tuotantoteollisuuteen liittyen.

Aiemmin mainittu tuotteiden elinkaarien lyheneminen ja mukautuksen yleistyminen aiheuttavat ongelmia tuotteiden asiakirjoissa. Kaikkiin uuden tuotteen muunnelmiin liittyvät dokumentaatiot ovat kalliita ja taloudellisesti merkittäviä, oli kyseessä sitten yksinkertainen käyttöopas tai laajamittainen uuden ohjelmistoratkaisun koulutusprotokolla. Julkaisupäivä voi myöhästyä, jos dokumentaatiota ei saada valmiiksi ajoissa, mikä heikentää kassavirtaa ja odotettuja tuloja merkittävästi.

Tehokas talousjohtaja voi estää epäonnistumisen ottamalla käyttöön vaatimustenmukaisia tiedonhallintaprosesseja. Niillä varmistetaan, että myös nämä alueet muistetaan ja että näillä alueilla on positiivinen vaikutus organisaation yleiseen taloudelliseen tilanteeseen. Tietojen ja asiakirjojen hallinnan osuus on 15 prosenttia yrityksen kokonaiskustannuksista, joten kustannustenhallinta tällä alueella on ensiarvoisen tärkeää.

Yksi monien valmistajien käyttämä tekniikka kustannustenhallinnassa on ”juuri ajoissa” -menetelmä. Monissa organisaatioissa tätä tekniikkaa ei ole kuitenkaan toteutettu tuotetietoprosesseissa. Sen sijaan, että varastoidaan käyttöoppaita tai tuotetaan käsikirjojen käännöksiä rajallisille markkinoille, räätälöityjä tietoja ja dokumentaatioita jaetaan vain loppukäyttäjien tai toimitusketjun toimijoiden niitä pyytäessä. Näin säästetään paperissa, painossa, käännöksissä, varastoinnissa ja toimituksessa.

Kustannuksia voidaan myös hallita antamalla henkilökunnalle räätälöityjä ja ajan tasalla olevia tuotetietoja. Tutkimusten mukaan tämä voi vähentää huoltohenkilöstön esimiehille esittämiä kysymyksiä yli 90 prosentilla. Kyseessä on oiva esimerkki totuudesta, jonka mukaan täsmällisten tietojen antaminen oikeille ihmisille parantaa tehokkuutta. Lisäesimerkki: koulutusmateriaalin ennakkojulkaisun avulla myynti- ja huoltohenkilöstö on valmis vastaamaan ongelmiin julkaisupäivästä lähtien, mikä maksimoi yrityksen kilpailuedun.

Kustannustenhallinnan lisäksi tällä alueella on myös mahdollisuus tehdä voittoa. Käyttöoppaat ovat kysyttyjä sektoreilla, joilla on tietojen jälkimarkkinoita (mm. ilmailu- ja avaruusalan turbiinien kierrätys). Asiasta tietoinen talousjohtaja voi varmistaa, että tällaiset lisätulojen mahdollisuudet hyödynnetään. Näin käyttämättömät resurssit, kuten tuotetiedot, muutetaan tulonlähteiksi.

Ensisilmäyksellä näyttää siltä, että nämä seikat ovat enemmän operaatio- kuin talousjohtajan vastuulla. Tällaisten käytäntöjen toteutus edellyttää kuitenkin investointia. Talousjohtaja voi tehdä yhteistyötä asianmukaisten osastojen kanssa ja tunnistaa tilanteet, joissa tuotot oikeuttavat investoinnin.

Talousjohtajien tulee ymmärtää, että heidän asemansa organisaatiossa (päivittäisten operaatioiden ulkopuolella, mutta tulosta silmällä pitäen) antaa ihanteellisen ulkopuolisen perspektiivin tehottomuuden ja tilaisuuksien tunnistamiseen.