BUSINESS BYTES

Menestyksen strategia – ja sen taustaprosessi

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Oikea-aikainen ja paikkansa pitävä osastokohtainen tieto on yhä tärkeämpää strategisesti ajattelevalle johdolle, mutta miten tieto saadaan talteen?



Pienimmilläkin tiimeillä on tärkeä tehtävä organisaation yleisen terveyden ja menestyksen kannalta. Johdon odotetaan nykyisin tekevän yhä enemmän yhteistyötä eri tiimien kanssa ja keräävän tarvittavan tiedon kaikilta liiketoimintayksiköiltä resurssien kohdentamiseen, budjetointiin ja investointiin liittyvien päätösten taustaksi. Tämä tarkoittaa, että oikean tiedon tallentaminen oikeassa muodossa ja oikeaan aikaan on olennaisen tärkeää heidän työnsä kannalta.

Monien organisaatioiden ongelmana on paperien käsittelyyn kuluva aika, joka on merkittävä päätöksentekoa hidastava tekijä. Nykyisessä yhä kilpaillummassa ympäristössä nopeampi päätöksenteko on varma tapa saavuttaa etua kilpailijoihin nähden. Viivästykset voivat muodostaa todellisen ongelman liiketoiminnalle heikentämällä tuottavuutta ja työntekijöiden motivaatiota.

Mikä aiheuttaa nämä viiveet? Yksi ongelma on huono tiedon hallinta. Usein käy niin, että kun tietoa tarvitaan nopeasti, työntekijät keskittyvät tarpeettomasti tiedon hakuprosessiin. Esimerkiksi talousosastolle toimitettu paperilasku on voinut saada alkunsa elektronisena tilauksena (jota säilytetään järjestelmässä sähköisessä muodossa), ja siihen liittyy allekirjoitettu paperinen sopimus (joka on täytetty lakiosastolla). Tässä on jo kolme toisiinsa liittyvää dokumenttia, kaikki eri formaateissa ja tallennettuna eri paikkoihin. Jos tilauksessa ilmenee ongelma tai jos asiakkaalla on kysyttävää, asian ratkaisu voi vaatia useita päiviä työntekijöiden etsiessä useissa eri paikoissa sijaitsevia erillisiä asiakirjoja.

Ideaalitilanteessa työntekijöiden ei tarvitsisi etsiä tietoa tuntikausia, erityisesti jos sitä tarvitaan mahdollisen ongelman ratkaisuun tai kysymykseen vastaamiseen. Painotuksen ei pitäisi olla tiedon etsinnässä vaan sen soveltamisessa.

Osastopäälliköille avain nopeiden ja oikeiden strategisten päätösten tekemiseen on kyky tallentaa ja järjestää kaikki tarvittava tieto helposti löydettäviksi elektronisiksi asiakirjoiksi. Asiakirjojen tallennuksen kaltaiset ratkaisut voivat yhdistää osastot toisiinsa, kun asiakirjat skannataan yhteen, turvattuun elektroniseen arkistoon, joka pidetään ajan tasalla useita eri liiketoimintoja kattavasti. Asiakirjojen tallennuksen avulla dokumentteja voidaan myös indeksoida kaikin mahdollisin tavoin, jolloin käyttäjät voivat hakea ja noutaa asiakirjoja erilaisin perustein. Tekstintunnistuksen ja metadatan kaltaiset tekniikat ovat avainasemassa myös resurssien oikeassa luokittelussa, jolloin haku ja tunnistaminen tapahtuu lähes tosiaikaisesti.

Kaikki tämä voi lisätä työntekijöiden tuottavuutta mutta myös varmistaa, että dokumenttien haku on vain yksi vaihe tiedon koostamista, eikä kokonainen prosessi itsessään.

Tiedosta riippuvuuden kasvaessa lisääntyy samalla myös tiedon tarkkuuden ja tehokkaan liiketoimintaosastojen välisen tiedon hallinnan merkitys. Vahvalla asiakirjahallinta- ja -tallennusjärjestelmällä ei ole pelkästään kyky tehostaa työnkulkuja vaan myös edistää prosessista vastuussa olevien tahojen kykyä tehdä päätöksiä, mikä on kriittisen tärkeää vaikutuksen lisäämiselle yhtiön hallituksessa. Tällainen ratkaisu tulisi siis nähdä sekä tehokkuutta lisäävänä että tärkeänä strategisena työkaluna.