BUSINESS BYTES

Kuinka sitoutunut olet oikeasti panostamaan työn tehokkuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin?

  • Julkaistu 1 vuosi sitten
  • 2 min/ lukukerta

Ketterämpiä työtapoja, monimuotoisia tiloja, toimivaa tekniikkaa. Näillä elementeillä rakennetaan tulevaisuuden työyhteisöt, jossa henkilöstö on motivoitunutta ja työskentelee tehokkaasti, profetoi Miku Berner, Vallila Contractin toimitusjohtaja.

Tarpeiden monimuotoisuus

Etätyön määrä kasvaa ja kansainvälistyminen haastaa tarkkaan rajatun työajan noudattamisen. Nykyteknologia mahdollistaa tehokkaat yhteydet ja luotettavan tiedonvälityksen missä vain milloin vain. Työtapamme ovat muuttuneet radikaalisti viimeisen kymmenen vuoden aikana. Tarpeemme ovat kuitenkin usein huimasti toteutusta edellä.


– Olemme Vallilassa analysoineet sitä kuinka yritysten ja henkilöstön muuttuviin tarpeisiin voidaan vastata sisustusratkaisuilla. Kuinka voimme tehostaa yksilöiden ja organisaatioiden tehokkuutta, luoda puitteet innovoimiselle, lisätä työviihtyvyyttä ja fyysistä hyvinvointia, Berner kertoo.


– Emme ole luoneet valmista reseptiä, jonka olisi määrä ratkaista jokaisen yrityksen haasteet, vaan todenneet, että toimitilat on toteutettava jokaisen yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaan.


Kun vertaamme esimerkiksi tilitoimistoa, arkkitehtitoimistoa ja mainostoimistoa, näemme että työtavat ja tarpeet ovat hyvin erilaiset. Silti useissa yrityksissä toimialasta riippumatta noudatetaan tavanomaista toimistokonseptia. Perinteiset neuvotteluhuoneet pitkine pöytineen, videotykkeineen ja valkokankaineen löytyvät lähes jokaisen yrityksen edustustiloista, ja ovat toki tarpeen jatkossakin. Kuitenkin tiimityöskentelyyn, ideoimiseen ja luovaan suunnitteluun vaaditaan jo hyvin erityylisiä tiloja ja työkaluja.


– Kunkin yrityksen ja siellä eri rooleissa toimivien henkilöiden yksilölliset tarpeet tulisi tunnistaa ja huomioida, kun aletaan uudistamaan neuvottelu- ja työtiloja. Kun tilat vastaavat henkilöstön todellisiin tarpeisiin, työn tuottavuus lisääntyy. Myös motivaatio ja henkinen hyvinvointi kasvaa.

Teknologialla tehokkuutta

Tekniset ratkaisut, kuvan- ja äänentoisto sekä verkkoyhteydet ovat tärkeässä asemassa jo nyt. Niiden rooli korostuu entisestään mitä joustavammin opimme työskentelemään toimistojen ulkopuolella. Etäneuvotteluratkaisuilla on tärkeä rooli tehokkuuden mahdollistajana.


Teknologian jatkuva kehitys lupaa toisaalta lisää tehokkuutta, mutta vaatii myös ketteriä investointimalleja. Tietoturva-aspektit ja pääsy tietojärjestelmiin on huolehdittava kuntoon. Kaikkia järjestelmiä ja niiden sisältämiä ominaisuuksia tulee lisäksi osata käyttää monipuolisesti.


Hyödyt ovat huomattavat, kun yhteydenpito kollegoihin ja asiakkaisiin on sujuvaa. Pelkän matkustustarpeen minimoiminen tuo merkittävän säästön liiketoimintakuluihin.

Kurinalaisuutta kokouskäytäntöihin

Bernerin mukaan kriittinen kohta toiminnan tehostamisessa liittyy tapaan, jolla töitä tehdään. Etenkin kokouskäytännöissä on paljon petrattavaa ja juuri niiden tehokkuutta voidaan sisustusratkaisuilla ja tekniikalla parantaa.


Vallila on osallistunut Kansalliseen Kokousbarometriin, jossa selvitettiin suomalaisyritysten kokouskäytäntöjä. Tutkimuksen tulokset osoittavat selkeästi miksi kokouskäytäntöjä on tarpeen uudistaa ja millaisilla muutoksilla voidaan saavuttaa eniten aika- ja kustannussäästöjä. Tämän tiedon valossa on myös hyvä miettiä, miten muutosta kannattaa lähteä johtamaan.


– Kyseessä on syväluotaava muutos, joka ei suinkaan koske vain toimitiloja ja tekniikkaa, vaikka niillä on keskeinen rooli muutoksen mahdollistamisessa. Karsimalla turhat kokoukset, lyhentämällä kokousten kestoja ja panostamalla esivalmisteluihin, voidaan saavuttaa vartin säästö per kokous per henkilö. Tämä on keskimäärin 5 tuntia viikossa jokaista työntekijää kohden. Säästetty aika maksaa toimitiloihin ja tekniikkaan tehtävät investoinnit takaisin nopeasti.


– Kriittistä on ymmärtää, että tällaiset muutokset eivät synny itsestään, ne vaativat määrätietoista sitoutumista yritysjohdolta ja systemaattista toimeen panoa kautta organisaation, Berner painottaa.

Hyvän kehä

Ajankäytön optimoiminen lisää tuottavuutta. Työntekijöiden motivaation kasvu lisää tehokkuutta. Matkustamistarpeen vähentyminen näkyy suoraan kustannuksissa. Panostus henkilöstöön ja yrityksen toimitiloihin näkyy myös ulospäin kasvattaen brändiarvoa.

Viisi askelta tehokkuutteen:

1.    Kartoita ihmisten todelliset tarpeet


2.    Arvioi olemassa olevat resurssit


3.    Suunnittele tilat eri tarpeisiin:


    i.    rentoutta innovointiin


    ii.   rauhaa keskittymiseen


    iii.  eristystä luottamuksellisiin neuvotteluihin


    iv.  viihtyisyyttä edustustiloihin


    v.   ergonomiaa työtiloihin


4.    Hanki toimivat multimediaratkaisut


5.    Johda muutosta esimerkillä: istuta ketterät kokouskäytännöt osaksi yrityskulttuuria


Katso kuinka kokouksia kannattaa tehostaa