BUSINESS BYTES

Kaupallinen palveluyritys voi tuottaa parempaa laatua edullisemmin – palvelutuotannon vallankumous alkaa Vantaalta

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 3 min/ lukukerta

Vantaan kaupungin tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko on ajamassa merkittävää muutosagendaa julkishallinnossa. Juttelimme hänen kanssaan siitä miten tuottavuutta kasvatetaan ICT:n avulla. Käyttökelpoisia ideoita riittää myös yksityisten alojen palvelutuotannon kehittämiseen ja sisäisen infrastruktuurin uudelleen muotoiluun.



– Tavoitteemme on tehdä Vantaasta julkishallinnon edelläkävijä. Muutos ulottuu läpi kaupungin koko palvelutuotannon ja se perustuu asiakasyhteistyön, toimivien rakenteiden, kumppanuuksien ja palvelutuotannon aktiiviseen kehittämiseen – ketterästi ja ratkaisulähtöisesti, Ylä-Jarkko kertoo.
–Kun hommat hoidetaan riittävän ketterästi, se tulee näkymään veroprosentissa.

Neljä askelta ketteryyteen


Tehokkuuden ja tuottavuuden maksimoiminen ovat jokaisen kunnan virkamiehen ja yritysjohtajan prioriteettilistan kärjessä. Tuottavuuden kasvattamisen perusedellytykset tulee hoitaa kuntoon:

1: arkipäivän infrastruktuurin muutos

Työelämän rakenteet, jotka aikoinaan on luotu, eivät tue nykyisiä tarpeita. Jos todella halutaan tehostaa toimintaa, kaikki toimintatavoista ajattelutapoihin pitää kyseenalaistaa.
Vantaan kaupungin tietohallinto näyttää mallia: kenelläkään ei ole omaa toimipistettä, työasemat ovat vapaasti käytettävissä ja työntekijöiden toiveet huomioidaan työkoneiden ja -ohjelmien hankinnoissa.
– Näin työntekijän tuottavuus maksimoidaan ja motivaatio saadaan kohdilleen.

2: tuottavuutta edistävät työtilat ja -tavat

Työtapojen ja -tilojen tulee edesauttaa muutosta ja mahdollistaa yhdessä tekeminen, innovatiivinen kehitystoiminta.
– Käytännössä tämä tarkoittaa, että virkamiehet astuvat ulos omista huoneistaan ja keskustelevat keskenään; ratkovat ja suunnittelevat asioita yhdessä.
– Etätyöohjeiden sijaan on luotava läsnätyön mahdollisuudet, Ylä-Jarkko alleviivaa.

3: sähköisten palvelujen ketterä kehittäminen

Kun projektiin lähdettiin, tieVantaalla vallitsee visio todella asiakaslähtöisestä palvelujen kehittämisestä: jokaiseen kehitysprojektiin otetaan mukaan henkilö joka aiheesta eniten tietää. Ohjelmistokehittäjät työskentelevät samoissa tiloissa palveluntilaajien ja päättäjien kanssa, jotta voidaan varmistaa sujuva vuoropuhelu ja käyttöympäristön ymmärtäminen.
– Onhan selvä, ettei suomalainen koulujärjestelmä esimerkiksi aukea intialaiselle koodarille, jolloin tämän on mahdotonta kehittää todella käyttäjälähtöistä palvelua, Ylä-Jarkko havainnollistaa.


4: ratkaisulähtöisiä hankintoja

Ylä-Jarkon mukaan hankintoja ei voida tehdä sokkona ja valita halvinta ja näennäisesti helpointa vaihtoehtoa. Pitää luoda oikeasti fiksuja ratkaisuja virkamiehien ja asukkaiden todellisiin tarpeisiin.
Kaikkea palvelua ei ole mielekästä tuottaa itse: kaupallinen palveluyritys voi tuottaa parempaa laatua edullisemmin, koska sillä on mahdollisuus keskittää kaikki voimavarat yhden prosessin hiomiseen.


Tietohallinto heittää haasteen


Ylä-Jarkon viestit muille päättäjille sisältävät haasteen:
Kaikki ennakkoluulot tulisi jättää narikkaan joka päivä töihin tullessa. Kaikkien, niin virkamiesten kuin yritysjohtajienkin, tulisi astua pois turva-alueeltaan ja pistää itsensä likoon 100-prosenttisesti.
Nopeasti liikkeelle, ettei projekti pitkity. On turha odottaa mitä valmiita ratkaisuja muut keksivät. Se on hidasta ja tehotonta. Meidän periaatteemme on, että tehdään ja suunnitellaan samaan aikaan. Näin saadaan ketteryys kohdilleen. Tarkoitus on saada aikaan tuotoksia, jotka kelpaavat, aina ei tarvitse odottaa kunnes on "valmista". Muutoshan on jo vallitseva tila.
Henkilöstön henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin pitää panostaa. Kaikki tämä uudistaminen on turhaa, jos oma henkilöstö ei ole innoissaan mukana ja näe ketterän toimintamallin luomia mahdollisuuksia. Ylä-Jarkkoa ajaa tällä ristiretkellä eteenpäin halu muuttaa maailmaa ja kantaa osa yhteisestä vastuusta: asioita on tehtävä tehokkaammin, ettei meidän kaikkien tarvitse tehdä töitä vielä 70-vuotiaina.
– On sanottu, ettei toimivaa kannata rikkoa, mutta nyt jos koskaan on aika tehdä juuri niin!