BUSINESS BYTES

Laita ainakin nämä kolme asiaa kuntoon, kun johdat muutosta

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Paljastamme kolme tärkeää osa-aluetta, jotka onnistuneessa muutoksenhallinnassa on hyvä huomioida. Tiesitkö esimerkiksi sen, että kun teet uutta asiaa ensimmäistä kertaa, kannattaa mitata ensin ja asettaa tavoitteet vasta sitten?

Ymmärrys

 

”Näkyvä muutos saadaan aikaan vasta silloin, kun työntekijät itse ymmärtävät muutostarpeen taustat ja liiketoiminnalliset tavoitteet. Vasta tämän jälkeen työntekijä voi määritellä oman roolinsa muutoksessa ja kykenee hahmottamaan, miten hän itse voi osaltaan vaikuttaa muutoksen onnistumiseen. Tätä on hyvin vaikea ellei mahdotonta saada aikaan ulkoapäin, koska motivaatio syntyy aina omasta innostuksesta. Esimiehen on myös vaikea tietää tarkasti ennalta, mitä muutoksen aikaansaaminen käytännön työssä tarkoittaa. Näin ainakin asiantuntijaorganisaatiossa, jollainen Canonkin on. Meilläkin kaikki lähtee siitä, että ihmiset syttyvät ja innostuvat.

 

Jotta työntekijä motivoituu muutokseen, johdon kannattaa varmistaa, että uusi strategia viestitään ja ymmärretään organisaatiossa hyvin. Strategian lisäksi työntekijöiden on hyvä olla aidosti perillä organisaation rakenteesta, toimintamalleista ja ydinprosesseista. Kun työntekijä ymmärtää nämä tekijät, hän pystyy kehittämään ja peilaamaan omaa toimintaansa niihin.

 

Mittarit

 

Toiminnan mittaamisella on muutoksessa suuri merkitys. Mittarit on hyvä johtaa niistä osatekijöistä, joista muutoksen uskotaan syntyvän ja joita halutaan johtaa. Emme voi suoraan johtaa tulosta, mutta voimme johtaa niitä toimenpiteitä, joilla tulos tehdään. Liian usein tyydytään ylätason tavoitemittareihin, jolloin yksikön tavoitteet ja mittarit liittyvät lähinnä suoritemääriin tai myyntiin. Näitä on helppo mitata, ja tavoitteet voidaan asettaa edellisten vuosien perusteella. Tämä strategia toimii hyvin vain silloin, jos toimintaan ei haluta sen suurempaa muutosta, vaan toivotaan lisää tehokkuutta siihen mitä aiemminkin on tehty.

 

Muutosta johdettaessa on hyvä painottaa mittareita, jotka liittyvät selkeästi konkreettiseen toimintaan tai toimintatavan muutokseen. Usein voi olla myös parempi määritellä ensin mittarit ja vasta myöhemmin tavoitteet, koska asiaa saatetaan mitata vasta ensimmäistä kertaa. Tärkeintä on, että mitattavaa asiaa lähdetään aktiivisesti johtamaan haluttuun suuntaan. Tavoitteet kannattaa määritellä vasta sitten, kun on päästy kiinni käytännön haasteisiin ja muutosta estäviin rakenteisiin.


 

Toimintajärjestelmä



 

Johtamisessa suurta roolia näyttelee viestintä, joka hyppää mukaan kun päätökset on tehty. Meillä Canonilla strategian viestintä, toiminnan mittaaminen ja muutoksen johtaminen sujuu pienen harjoittelun ansiosta jo aika mukavasti. Mutta kuten aina, todellinen muutos vie aikaa. Tätä vauhdittamaan Canonille suunniteltiin Toimintajärjestelmä, jossa hallitaan johtamiseen, strategiaan ja prosesseihin liittyviä dokumentteja. Järjestelmä pitää huolen siitä, että uusimmat prosessikuvaukset, lomakkeet, työohjeet, organisaatiokaaviot ja muut tarpeelliset tiedot löytyvät aina helposti ja ovat kaikkien saatavilla. Tämän lisäksi järjestelmä pitää huolen, että nämä dokumentit päivitetään sovituin aikavälein. Lisäksi järjestelmässä hallitaan ulkoisten ja sisäisten asiakaspalautteiden työnkulkua oikeille vastuuhenkilöille ja valvotaan, että asiat etenevät sovitussa ajassa.

 

Myös ihmisiltämme tulleet aloitteet ja kehitysideat ovat järjestelmässä. Siellä niiden edistymistä pystytään seuraamaan, ja laatupäällikkö on ajan tasalla siitä, missä mikäkin idea menee. Samalla työntekijöille syntyy tunne, että asiat edistyvät, ehdotuksia kuunnellaan, ja silloin myös motivaatio uusien ideoiden esiin tuomiseen kasvaa. Järjestelmä ei ehkä poista kaikkia muutosjohtamisen haasteita, mutta hyvän toimintajärjestelmän ansiosta meillä on ainakin yksi tekosyy vähemmän. Tuntuu toimivan!”

 

Markus Winnett, markkinointipäällikkö, Canon Oy