BUSINESS BYTES

Järjestelmäinvestoinnin kannattavuus ja takaisinmaksu – millä perusteilla arvioit tehokkaan tiedonhallinnan tuottamaa hyötyä?

  • Julkaistu 9 kuukautta sitten
  • 3 min/ lukukerta

Yritykset investoivat teknologiaan ja informaationhallintaan tavoitellessaan kustannussäästöjä, parempaa kilpailukykyä sekä näkyvyyttä yrityksen tietopääomaan ja prosessidataan. Myyntiargumentit voivat olla hyvinkin houkuttelevia, kuten esimerkiksi mahdollisuus automatisoida liiketoimintaprosesseja ja hyödyntää ajantasaisia raportteja päätöksenteon tukena. Mutta minkä perusteella investoinnin kannattavuutta tulee mitata ja mitä kaikkea tulee huomioida, kun arvioidaan uuden järjestelmän hyödyllisyyttä?


Näyttääkö ROI-laskelma todellisen hyödyn?

 

Päätöksenteon tueksi kaivataan usein numeerista faktaa järjestelmäinvestointeihin liittyen: mitä järjestelmä maksaa, kuinka nopeasti se alkaa tuottaa ja millä aikajänteellä se on maksanut itsensä takaisin? Laskelmien tuottamiseksi on olemassa erinäisiä kaavoja ja parhaita käytäntöjä, joiden hyödyntäminen on pitkälti yrityskohtainen valinta.

 

Perinteisellä kaavalla laskettuna investoinnin takaisinmaksu, ROI-laskelma, muodostetaan jakamalla investoinnin tuotto sen kustannuksella. Mikäli sama kaava on yrityksellä käytössä kaikkien investointien ja kehityshankkeiden arvioinnissa, tuo yhdenmukaisuus vertailtavuutta, vaikkei se kertoisikaan koko totuutta. Todellisuus on nimittäin monitahoisempi ja potentiaalisen tuoton arvioiminen vuosia ennakkoon voi olla vaikeaa.

 

Miten varmistetaan parempi ROI?

 

Investointia suunnitellessa lähtökohtana tulee olla mahdollisimman suuren hyödyn saavuttaminen mahdollisimman kevyellä kulurakenteella. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kulujen kasvaessa myös hyötyjen tulee kasvaa vähintään samassa suhteessa.

 

Kun kulut halutaan pitää alhaisina, kannattaa valita valmiiksi tuotteistettu ratkaisu, joka soveltuu yrityksen tarpeisiin ilman massiivista räätälöintiä. Toisaalta, jotta järjestelmästä saadaan maksimaalinen hyöty, tulee sen vastata hyvin kaikkiin mahdollisiin tarpeisiin, lisätä tehokkuutta kautta organisaation ja tuottaa tietoa, jota voi hyödyntää laaja-alaisesti.


Mikäli oman talon sisältä ei löydy aihealueen syväosaajia, tai halutaan lisäksi ulkopuolista näkemystä aiheeseen, informaationhallinnan suunnittelutyö kannattaa teettää asiantuntijaorganisaatiolla, jolla on kokemusta vastaavista projekteista. Kattava suunnitelma siitä, kuinka informaationhallinnan tavoitetila saavutetaan, auttaa pitämään projektin raiteilla. Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti on lisäksi riskittömämpi ja projektin toteuttaminen on kustannustehokasta, kun siinä onnistutaan kerralla.


Ulkoistamisvaihtoehtoa kannattaa harkita järjestelmän koko elinkaarelle. Tiedonhallinnan suunnittelu, järjestelmän räätälöiminen ja käyttöönotto ovat haastavia tehtäviä, joissa kannattaa käyttää ammattilaisten apua. Asiantuntijuus tuo varmuutta ja yrityksen omat resurssit voidaan keskittää ydinosaamiseen. Tarvittaessa myös järjestelmän ylläpidon voi ostaa palveluna.

 

Kuinka saavutetaan maksimaalinen tuotto?

 

Kustannussäästöjen lisäksi tehokas tapa maksimoida investoinnin tuotto on kasvattaa sen avulla liikevaihtoa. On realistista odottaa, että kehittyneen tiedonhallintajärjestelmän ja tehokkaiden prosessien avulla voidaan esimerkiksi tehostaa asiakaspalvelua ja parantaa asiakastyön laatua huomattavasti. Tämä heijastuu yrityksen tulokseen.

 

Älykäs tiedonhallintajärjestelmä luo myös pohjan uusien sähköisten palvelukanavien kehittämiselle. Ohjaamalla asiakkaat sähköisiin itsepalvelukanaviin tarjotaan paikka- ja aikariippumatonta palvelua ja säästetään henkilöresursseja. Modernit vuorovaikutuskanavat ja työskentelytavat vaikuttavat suotuisasti myös brändimielikuvaan.

 

Miten investointi kasvattaa organisaation tehokkuutta?

 

Uusi tiedonhallintajärjestelmä ja hyvin suunniteltu informaationhallintamalli mahdollistaa mittavat aika- ja kustannussäästöt. Kun manuaaliset työvaiheet automatisoidaan, virheiden mahdollisuus vähenee ja henkilöstö voi keskittyä arvoa tuottaviin työtehtäviin. Dokumenttikeskeisiä prosesseja sähköistämällä voidaan säästää myös tulostamiseen liittyvissä kuluissa ja työajassa.

 

Keskittämällä yrityksessä käsiteltävä tieto yhteen tiedonhallintajärjestelmään, säästetään palvelimiin sekä niiden ylläpitoon liittyvissä kustannuksissa. Kustannussäästöjä ehkä merkittävämpi tekijä on keskitetyn järjestelmän tuottama hyöty. Ratkaisu, joka mahdollistaa organisaationlaajuisen tiedonhaun, tuo tehokkuutta ja parantaa tuottavuutta samaan aikaan kun se avaa kokonaisvaltaisen näkymän organisaation tietopääomaan ja dokumenttisidonnaisiin prosesseihin. Tämä mahdollistaa toiminnan seuraamisen, mittaamisen, analysoinnin ja raportoinnin.

 

Investointi tulevaisuuden kilpailukykyyn

 

Minkään yksittäisen järjestelmän käyttöönotto ei itsessään tuota mitään. Se on selvä. Järjestelmän käyttöönoton mahdollistamat säästöt muodostuvat aika- ja kustannussäästöistä pidemmällä jänteellä. Nämä voivat olla merkittäviä, mutta joskus vaikeasti todennettavissa.

 

Uuden järjestelmän avulla saavutettavat hyödyt, kuten prosessien tehostuminen ja virheiden vähentäminen yhdenmukaisen toimintatavan ja automaation ansiosta, sekä tiedon parempi hyödynnettävyys, vaikuttavat kumulatiivisesti koko organisaation tuottavuuteen.

 

Liiketoiminnan digitalisoituminen ja sen aikaansaama disruptio on kuuma puheenaihe johtoryhmissä alalla kuin alalla. Mikäli kiristyvässä kilpailussa haluaa ylipäätään pysyä mukana, tulee teknologiainvestoinnit nähdä investointeina tulevaisuuden kilpailukykyyn.

 

Näkyvyys organisaation toimintaan mahdollistaa tiedon analysoimisen ja hyödyntämisen. Tiedon kautta aukeaa mahdollisuus toiminnan jatkuvaan kehittämiseen, uusien liiketoimintamahdollisuuksien arvioimiseen sekä ketterään reagoimiseen muutostilanteissa.

 

 

Kiinnostaako lukea aiheesta lisää? Lataa ilmainen white paperimme: Tuplatyön hinta

 

Jaakko Heinola, Business Development Manager, Canon Oy