BUSINESS BYTES

Haasteet kirjanpidon arkistoinnissa – onko digitointi sinulle sopiva ratkaisu?

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 1 min/ lukukerta

Yrityskohtaiset erot kirjanpidon arkistointikäytännöissä ja -tarpeissa ovat mittavat. Joissain yrityksissä paperitulosteet ja mappiarkistot ovat edelleen itsestäänselvyys. Toisissa kaikki aineistot käsitellään ja tallennetaan automaattisesti digitaaliseen muotoon.


Kirjanpitoaineiston säilyttäminen digitaalisessa muodossa ei ole ainoastaan fiksua tilansäästöä. Se on myös kätevä tapa huolehtia lainmukaisuudesta ja tietoturvallisuudesta.


Mitä vaatimuksia on



Kirjanpito- ja arkistolaissa on säädetty yhtenäiset vaatimukset aineistojen pysyväissäilyttämisestä. Arkistoitu aineisto tulee muun muassa säilyttää kahdella erillisellä tietovälineellä sellaisessa muodossa, ettei niiden sisältöä voida jälkikäteen muuttaa.

Aineistotyypistä riippuen kirjanpitoa tulee säilyttää tilikauden päättymisen jälkeen kuudesta kolmeentoista vuotta. Säilytyspaikkoja on oltava vähintään kaksi ja niiden on sijaittava riittävän kaukana toisistaan. Lisäksi tiedostojen eheys tulee varmistaa määräajoin.


Digitaalinen siirtymä



Paperimuotoiset arkistot vaativat paljon tilaa ja kiinteistökustannukset harvoin ovat edullisimmasta päästä. Usein tämä jo yksin tekee digiarkistoinnista houkuttelevan vaihtoehdon.

Joissain tapauksissa voi olla helpompaa siirtyä digitaaliseen arkistointiin askeleittain. Paperiarkistoista voi luopua sitä mukaa kun säilytysajat umpeutuvat. Jos on kuitenkin hoppu saada säilytystilat muuhun käyttöön, arkistot voi digitoida kerrallakin. Älykkäät dokumentinhallintajärjestelmät ja huolellinen suunnittelu auttavat varmistamaan lainmukaisuuden.


Digitoinnin konkreettiset hyödyt



Digitoinnin hyödyt eivät toki rajoitu vain arkistointiin vaan ulottuvat myös aineiston käsittelemiseen tilikauden aikana. Digitaalinen tallennusmuoto on ennen kaikkea tietoturvallinen ja kätevä. Digitaalisen dokumentinhallintajärjestelmän ehdottomana etuna ovat monipuoliset aineistohaut, joiden suorittaminen on huomattavan nopeaa ja tehokasta paperiarkistoon verrattuna. 

Tietoturvaa lisää arkistointijärjestelmä, jossa käyttöoikeuksien hallinta on tehty helpoksi ja joka tallentaa automaattisesti täsmällisen versiohistorian kaikista tilikauden aikana tehdyistä muutoksista. Asiakirjojen muuttumattomuuden voi varmistaa myös aikaleimoilla ja lukitsemisella.

Näin vastaat kirjanpidon arkistoinnin haasteisiin:
1.    Kartoita yrityksesi tarpeet: paperi vai digi, arkistointi vai käsittely?
2.    Suunnittele digitaalinen siirtymä: vaiheittain vai kerralla, itsenäisesti vai kumppanin avulla?
3.    Hanki sopiva järjestelmä: paikallisesti tai pilvestä.


Katso kuinka saat täyden hyödyn kirjanpidon digiarkistoinnista