BUSINESS BYTES

Näin autat mobiilityöläisiä onnistumaan

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

IT-asioista vastaavat ovat avainasemassa, kun työyhteisö lisää liikkuvaa työtä. Jos työntekijät ovat jatkuvasti kentällä tai etätyötä tehdään paljon, ovat tarpeet erilaisia kuin organisaatiossa, jossa kaikki työskentelevät pääasiassa toimistolla.


1. Kun digitalisoit, kartoita liiketoiminnalliset ja työntekoon liittyvät tarpeet. Älä tee sellaista, mistä ei ole hyötyä.

Digitaaliset prosessit lisäävät huomattavasti mobiilityön sujuvuutta. Silti osa työntekijöistä vastustaa aina digitointia. Moni on tottunut paperiarkistoihin ja omiin isoihin kaappeihin ja laatikostoihin.


Muutosvastarintaa voi vähentää selvittämällä liiketoiminnan ja arkisen työn tarpeet. Sellaista ei kannata digitoida, jonka digitoinnista ei ole hyötyä. Toimistoon on hyvä varata varastotilaa sellaiselle aineistolle, joka ei ole digitoitavissa.


2. Järjestä työnkulut niin, että ne tukevat muualla kuin toimistolla tehtävää työtä.

Olennaista on, että digitointi tekee työstä mahdollisimman tehokasta ja vaivatonta. Tällainen lähestymistapa motivoi käyttäjiä ja tukee liiketoimintaa.


Liikkuvassa työssä ja etätyössä on erityisen tärkeätä, että työnkulut toimivat moitteetta myös silloin, kun työntekijä ei ole toimistolla.


3. Huolehdi tietoturvasta.

Mobiilityö vaatii organisaation tietoturvalta tavallistakin enemmän. Kaikkien prosessien on oltava turvallisia myös silloin, kun työtä tehdään etänä.


Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että käyttäjä ei tulosta väärälle tulostimelle ollessaan tien päällä. Tai, että tulosteet jäävät lojumaan tulostimelle, kun käyttäjä unohtaa hakea ne.


4. Varmista, että työkalut sekä yhteydet toimivat myös mobiilityössä.

Kuulostaa triviaalilta, mutta näin ei aina ole. Organisaatio odottaa IT-johtajalta, että tämä hoitaa työkalut ja yhteydet kuntoon. Kaiken pitää toimia nopeasti ja moitteetta myös silloin, kun ollaan asiakkaan luona tai etätyössä.


Tämä odotus tekee paitsi IT-johtajan myös kaikkien muiden IT-ammattilaisten työstä välillä turhauttavaa. Työkaverit olettavat, että kaikki toimii moitteetta. Silloin IT-ammattilaisten työtä ei oikeastaan edes huomaa.


Mutta auta armias, kun homma ei pelaakaan. Silloin työkaverit muistavat IT-osaston: miksette ole tätäkään tehneet?


Tähän auttaa tietysti hyvä perustyön tekeminen ja vahva pyrkimys siihen, että käytössä on toimivat työkalut ja että virhetilanteet pystytään korjaamaan nopeasti. Toinen lääke on hyvä viestintä: kun kommunikaatio toimii, hankalatkin tilanteet on helppo hoitaa.


5. Mobiilityössä tarvitaan erityisen toimivat tavoitteet ja mittarit.

Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen on nykyisessä bisneksenteossa jatkuvaa ja rutiininomaista. Silti se toimii joskus hyvin, joskus huonosti ja joskus ei lainkaan.


Kun työ muuttuu mobiiliksi, tulee entistä tärkeämmäksi asettaa oikeanlaiset tavoitteet ja mittarit. Silloin kun ollaan yhdessä toimistolla, tekemistä voi tarvittaessa ohjata. Mobiilityössä tämä ei ole mahdollista. Kaiken pohjana on luottamus: ihmiset tekevät kyllä työnsä hyvin, kun tietävät, mitä heiltä odotetaan.


Kun työtä tehdään etänä, on erityisen tärkeätä tietää, mitä konkreettisia asioita seurataan ja mitataan.


Myös tietojärjestelmien pitää tukea tavoitteen asetantaa ja mittaamista.


6. Ota käyttöön edistyneet kokoustyökalut.

Kun työtä tehdään etänä, tarvitaan virtuaalisia viestintäjärjestelmiä ja kokoustyökaluja. Sekä kentällä tai etätyössä olevat että toimistossa työskentelevät arvostavat helppokäyttöisiä ja toimintavarmoja järjestelmiä, jotka tukevat virtuaalista kommunikaatiota mahdollisimman hyvin.


7. Työssä viihtyminen entistä tärkeämpää

Digitalisoituminen ja mobiilityöskentely mahdollistavat myös uudenlaisen toimistoympäristön. Toimitilojen muokkaamisella voit vähentää niin kiinteitä kuin muuttuviakin hallinnollisia kuluja. Työpaikalla viihtyminen kasvaa kun toimipaikalla on eri tilanteisiin sopivia työskentelytiloja ja niitä tukevat toimivat teknologiat ja työnkulut. Työelämästämme on tullut monimuotoista ajasta ja paikasta riippumatonta  tekemistä, jota tulee tukea ja ohjata toimivien ratkaisujen avulla.


Tiina Rolig
HR Johtaja
Canon Oy