Therefore™-järjestelmän ominaisuudet

Työnkulku

Kun paperidokumentti kulkee organisaation läpi, kuka päättää, mitä reittiä se menee, kuinka kauan prosessi kestää ja mitä tehtäviä sen yhteydessä suoritetaan?  On usein hankalaa tietää, missä alkuperäinen asiakirja on, ja mitä tapahtuu, jos asiakirjan kulku viivästyy jossain vaiheessa.  Therefore™ Integrated Workflow auttaa kaikkien näiden muuttujien hallitsemisessa ja saa liiketoimintaprosessit sujumaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Tämä paitsi säästää aikaa ja rahaa, myös lisää prosessin turvallisuutta ja läpinäkyvyyttä. Therefore™ Business Edition -versiossa on työkalut työnkulun hallintaan ja  visuaalinen työnkulun suunnittelusovellus, joiden avulla työnkulkua on helppo suunnitella ja tarvittaessa muokata.

Varastointi

Yksi suurimpia syitä dokumenttien hallinnan muutoksiin on lakien noudattaminen ja organisaatioiden tarve mukautua uusiin asiakirjojen säilyttämistä koskeviin säädöksiin.  Asiakirjojen laiton tuhoaminen saattaa johtaa jopa rangaistusseuraamuksiin.  Toisaalta jotkin henkilökohtaiset tiedot on tietosuojamääräysten mukaan tuhottava heti niiden käytön jälkeen. Therefore™-dokumenttien elinkaaren hallinta mahdollistaa asiakirjojen lopullisen poistamisen tietyn varastoimisajan jälkeen sekä vanhojen versioiden poistamisen palvelimelta.

Tietoturva

Käytönvalvonta

Therefore™-järjestelmän ja siihen tallennettujen asiakirjojen käyttöä hallitaan kolmella eri tietoturvatasolla.

1. Järjestelmän pääasiallinen käyttö tapahtuu Microsoft® Windows Active Directory -järjestelmän välityksellä. Tällä hallitaan käyttäjien pääsyä asiakirjoihin ja tallennuspaikkoihin ilman, että tarvitaan useampaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tällöin käyttäjäoikeuksien hallinta on myös entistä helpompaa, sillä oikeudet voidaan myöntää joko yksittäisille henkilöille tai käyttäjäryhmille.

2. Therefore™-järjestelmän tietoturvaominaisuudet antavat järjestelmänvalvojan poistaa toimintoja tietyiltä ryhmiltä tai käyttäjiltä. Kyseistä ominaisuutta käytetään tavallisesti estämään käyttäjiä muuttamasta tai tulostamasta asiakirjoja. 

3. Rights-palvelin on sisäänrakennettu toiminto, joka mahdollistaa ulkoisen taulukon käytön. Sen pääasiallinen käyttötarkoitus on eritasoisten käyttöoikeuksien myöntäminen ryhmän sisällä. Järjestelmä käyttää ensin aktiivista tiedostotaulukkoa ja sallii sitten järjestelmänvalvojan myöntää käyttöoikeus tiettyyn tiedostoon tai dokumenttiin, johon oikeutta ei normaalisti myönnettäisi.

Asiakirjojen aitous

Asiakirjan sisältö ja alkuperä voidaan taata väärennyssuojatulla varastoinnilla. Jokaisessa Therefore™-palvelimen sisältämässä asiakirjassa on varmennustoiminto, joka varmistaa kaikkien tietojen aitouden. Therefore™-palvelin varmentaa asiakirjan aina, kun se haetaan, jolloin käyttäjä saa varmasti oikeat tiedot.

Sähköpostien arkistointi

Therefore™-järjestelmän avulla kaikki tiettyyn työhön tai projektiin liittyvät paperikopiot, sähköiset dokumentit ja sähköpostit voidaan tallentaa ja arkistoida automaattisesti jäsennetyssä muodossa. Se merkitsee, että koko sähköpostikirjeenvaihto on käytettävissä asiakirjojen ja eri aiheista tarvittavien tietojen yhteydessä. Tämä on erittäin käytännöllistä, sillä yksittäinen tallennettu asiakirja ei usein kerro koko totuutta. Tarvittavaa lisävalaistusta saa usein asiakirjaan liittyvästä sähköpostikeskustelusta.

Loppukäyttäjät eivät huomaa eroa Outlook®-käyttöliittymässään, mutta tämän toiminnon kautta heiltä ei enää koskaan lopu sähköpostitila kesken. Lotus Notes -järjestelmässä sama voidaan tehdä manuaalisesti.