|
Väritulostus on nyt muodissa. Näin se on. IDC:n mukaan vuoteen 2009 mennessä joissakin maissa tulostinvalmistajat toimittavat noin puoli miljoonaa laitetta eri puolille Eurooppaa. Tähän on useita syitä. Yhtenä syynä on väritulostimien hinnan lasku, minkä ansiosta yritykset suunnittelevat nyt laajoja hankintoja. Toinen syy on se, että myyjillä on nyt tarjolla laadukkaita ja nopeita monitoimilaitteita, joiden avulla yritykset voivat järkeistää kulujaan tuottamalla tulostuspalvelut itse. Väritulostaminen lisääntyy yrityksissä myös siksi, että väritulosteilla voi olla merkittävä positiivinen vaikutus organisaation asiakkaisiin. Nykyisessä taloudellisessa tilanteessa yritykset tarvitsevat lisäarvoa, ja niiden on kyettävä antamaan itsestään asiakirjojen avulla asiantunteva ja ammattimainen kuva, jotta niiden kilpailuetu säilyisi. Hyvälaatuinen tulostettu raportti tai ehdotus voi olla kullanarvoinen, kun yritetään saada uusia asiakkaita tai kun halutaan antaa asiantunteva ja yhtenäinen kuva yrityksestä vanhoille asiakkaille. Värien käyttö voi itse asiassa lisätä brändin muistettavuutta jopa 70 %, tuoda jopa 80 % lisää lukijoita ja vähentää virheitä jopa 80 % . Vaikka väritulostamisen tulevaisuus näyttääkin valoisalta, on syytä ottaa huomioon, ettei yritys voi vain hankkia monitoimilaitetta ja antaa sitten henkilöstön tulostaa laitteen asentamisen jälkeen mitä tahansa ja milloin tahansa. Tällaisella käytöllä kustannukset riistäytyvät käsistä. Kustannusten kasvun pelko onkin yksi yleisimmistä syistä, joiden vuoksi jotkin yritykset ovat vastahakoisia hankkimaan väritulostinta. Monitoimilaite itsessään ei kuitenkaan aiheuta suuria kuluja, vaan avainasemassa on se, miten laitetta käytetään ja valvotaan. Esimerkiksi väritulostukseen tai älykkääseen väritulostukseen kykenevät monitoimilaitteet ovat joustava vaihtoehto yrityksille, joissa väritulostusta käytetään vain silloin, kun sitä todella tarvitaan, ja muuten käytetään mustavalkotulostusta. Näin voidaan varmistaa, että työntekijät eivät aina tulosta väritulosteina asiakirjoja, jotka olisi hyvin voinut tulostaa mustavalkoisina, mikä voi tulla kalliiksi. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi sähköpostiviestit. Lisäksi sellaisille yrityksille, jotka haluavat seurata tulostuskustannuksiaan tarkemmin, on tarjolla ohjelmisto tulostusmäärien hallintaan. Seurannan avulla yritys voi hallita tulostamista monin eri tavoin. Ratkaisun avulla tiettyjen henkilöiden tulostamista voidaan rajoittaa ja lisäksi käyttäjien tulostamiselle voidaan määrittää päiväkohtainen enimmäissivumäärä, kuten esimerkiksi 15–20 värillistä sivua päivässä. Tulostuslupia voidaan ohjelmoida jopa siten, että tietyt henkilöt voivat tulostaa väritulosteita vain tiettyinä aikoina päivästä. Tulostusstrategia?
Hallinta on tulostuksen avainsana, mutta toisaalta tulostusratkaisulla ei ole mitään merkitystä, jos yrityksellä ei ole tehokasta tulostamisen strategiaa. Yritysten tulisi ensimmäiseksi selvittää, mitä tulostukseen liittyviä tarpeita on organisaation eri osastoilla. Sitten voidaan arvioida, minkälaiset monitoimilaitteet, ohjelmistot ja toimintatavat sopivat yrityksen tarpeisiin. Kokonaisvaltaisen tulostusstrategian avulla yrityksellä on selvä näkemys siitä, minkälaiset laitteet ja ohjelmistot sekä palvelut tarvitaan. Samalla tulostamisesta tulee kustannustehokasta ja sijoituksesta saatavat tuotot ovat suuremmat. Osastokohtainen tulostaminen – eläimellistä menoa
Eri osastojen väritulostustarpeiden arviointi on olennainen osa tulostusstrategiaa. Organisaatioiden liiketoiminnan eri osa-alueilla on erilaiset tulostustarpeet. Tämän seikan tiedostaminen ja sen pohjalta toimiminen on äärimmäisen tärkeää, jotta väritulostusohjelman toteuttaminen voisi onnistua. Nykyään organisaatioissa yhä useammat osastot käyttävät väritulosteita. Itse asiassa 95 % IDC:n haastattelemista yrityksistä ilmoitti, että markkinointi- ja PR-osastolla käytetään nyt väritulostusta erittäin tehokkaasti. Myyntiosastolla vastaava prosenttiluku oli 75 %, talousosastolla 45 %, ja 40 % vastaajista uskoi, että väritulostamista käytettiin koko yrityksessä. Mainituista osastoista markkinointi- ja PR-osastoa pidettiin kehittyneimpinä väritulostuksen käyttäjinä. Hupimielessä eri osastojen väritulostustarpeita arvioitaessa on mielenkiintoista tehdä vertailuja liike-elämän työntekijöiden ja joidenkin eläinten käyttäytymisen välillä! Psykologi Donna Dawsonin mukaan joillakin osastoilla on nähtävissä eläimellisiä piirteitä, jotka voivat auttaa yrityksiä päätymään oikeisiin tulostin- ja ratkaisuhankintoihin. Myyntiosasto ymmärtää yleensä värinkäytön tärkeyden, ja työntekijät käyttävätkin väriä aina kun se on mahdollista. Heillä on kuitenkin taipumus käyttää värejä myös silloin, kun mustavalkotulostekin riittäisi. He käyttäytyvät siis vähän niin kuin gepardit, joiden katse on aina nauliutunut saaliiseen, mutta jotka eivät välttämättä kiinnitä huomioita ympäristön muihin tapahtumiin. Toisin sanoen väritulostusta käytetään, vaikka mustavalkoinenkin tuloste kelpaisi vallan mainiosti. Tällaiselle osastolle sopisi erinomaisesti dokumentin- tai tulostuksenhallinnan ratkaisu. IDC:n mukaan värien käyttö on hallituinta talousosastolla ja markkinointiosastolla.Taloushallinnon väki käyttää värejä säästeliäästi mutta tehokkaasti ja tiedostaa väritulostamisen yritykselle aiheuttamat kulut. He muistuttavat pandoja, jotka ovat yleensä konservatiivisia, varovaisia ja hyvin tietoisia ympäristöstään. Kekseliäimmin ja tehokkaimmin värejä hyödyntävillä markkinoinnin työntekijöillä on Dawsonin mukaan yhteisiä piirteitä simpanssien kanssa. Simpansseista on aikojen kuluessa kehittynyt eläinkunnan taitavimpia ruoanetsijöitä samalla tapaa kuin markkinointitiimit ovat kehittyneet yrityksissä taitavimmiksi värien ja viimeistelytoimintojen käyttäjiksi. Yrityksissä on hyvä ymmärtää, että erilaisilla käyttäjillä on erilaiset vaatimukset, ja muokata tulostusstrategiaansa sen mukaisesti. Tulokset ovat ilmeisiä: IDC:n haastattelema yritys onnistui vähentämään kustannuksia 70 % ja säästi yli 500 000 euroa. Tyypillisen organisaation antropologian ja eläimellisten piirteiden hilpeä tarkastelu auttaa kuitenkin yrityksiä myös ymmärtämään paremmin ihmisten käyttäytymiseen liittyviä haasteita, joita yritykset joutuvat kohtaamaan laatiessaan ja toteuttaessaan tulostusstrategiaansa. Ei ole kyse väriviidakon kuninkaana toimimisesta, vaan kehittymisestä ja kaikkia hyödyttävien ratkaisujen käyttöönotosta. Väritulostusstrategian käyttöönoton avulla väritulostuksesta saadaan kaikki hyöty irti, mikä taas takaa niin hyvän tuoton sijoitukselle kuin vaikuttavat ja laadukkaat asiakirjatkin. Niiden avulla voidaan lisätä liiketoimintaa ja säästää ulkoistamiskuluissa. Hallittu väritulostaminen on kustannustehokasta. Värinkäytön säännöt
• Asenna osaston vaatimuksia vastaavat laitteet ja ohjelmistot. Joillakin osastoilla ei tarvita väritulostusta ja toiset taas eivät voi työskennellä ilman sitä.
• Varmista, että henkilökunta koulutetaan. Suunnittelutyökalujen ja tulostusmahdollisuuksien ymmärtäminen auttaa työntekijöitä saavuttamaan tavoitteet tehokkaasti ja parhain mahdollisin tuloksin
• Tiedota henkilöstölle hyvän suunnittelun perusteista. Käytä väriä hyvin ja johdonmukaisesti.
• Älä tuhlaa väriä. Mitä järkeä on luoda värillinen asiakirja ja ottaa siitä sitten mustavalkoisia kopioita? Jos asiakirja kannattaa luoda värillisenä, se kannattaa myös kopioida värilliseksi
|
Kotisivulle
Tulosta sivu 
